La guía definitiva para desarrollar materiales de capacitación para su personal
HRDQ StaffLa eficacia de su programa de capacitación depende, en parte, de la calidad y el atractivo de su material de aprendizaje. Los materiales de capacitación que crea para su personal tienen como objetivo brindar información valiosa a los nuevos empleados, brindar soporte a demanda a sus trabajadores y mucho más.
Si bien el éxito de un programa de capacitación depende de la calidad del contenido del material de capacitación, la eficacia del programa de capacitación afecta significativamente la capacidad de una organización para prosperar y crecer.
Por esta razón, querrá asegurarse de que su material de capacitación no sea improvisado ni elaborado a última hora. Descubrirá que un material de capacitación completo, fácil de leer y atractivo generará mayores índices de productividad, confianza, motivación y moral en su equipo.
Veamos cómo puede desarrollar los mejores materiales de capacitación para sus empleados para garantizar que tengan el conocimiento, las habilidades y los recursos necesarios para el éxito.
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Tabla de contenido
- ¿Qué son los materiales de capacitación?
- Cómo desarrollar materiales de capacitación para su personal
- Identifique sus objetivos
- Revise su material de capacitación actual
- Considere los mejores métodos de entrega
- Diseñar un esquema
- Empieza a escribir
- Diseñar un sistema de evaluación
- Esté abierto a la retroalimentación
- Trátelo como un documento vivo
- Elementos esenciales del material de capacitación
- Introducción
- Instrucciones
- Objetivos
- Contenido de la formación
- Evaluación
- Resumen
- Cronología
- Menú de ayuda
- Rastreador de progreso
- Recursos adicionales
- Llevando tu entrenamiento al siguiente nivel
¿Qué son los materiales de capacitación?
Los materiales de capacitación son un elemento esencial de cualquier programa de capacitación. Son el contenido con el que sus empleados interactuarán durante la capacitación para adquirir nuevas habilidades y obtener la información necesaria para prosperar en su puesto.
Si bien los materiales de capacitación de antaño consistían en papel impreso en una carpeta, hoy en día los manuales de capacitación pueden venir en una amplia variedad de formatos físicos y digitales. Según las necesidades de su organización, puede crear una combinación de ejercicios, videos, programas, cursos, cuadernos de trabajo, exámenes o evaluaciones para garantizar que su personal posea las habilidades necesarias para su puesto.
Cómo desarrollar materiales de capacitación para su personal
No importa qué tan experto seas en la habilidad o tarea para la que estás creando materiales de capacitación; es una buena idea dar un paso atrás e identificar tus objetivos, elegir tus métodos de entrega y crear un esquema detallado antes de comenzar a escribir el contenido.
Identifique sus objetivos
Antes de empezar a redactar el contenido de sus materiales de capacitación, el primer paso es definir claramente sus metas y objetivos de aprendizaje. Esto garantizará que el material de capacitación alcance el resultado de aprendizaje deseado. Además, también le ayudará a agilizar el proceso de creación, brindándole una guía a seguir durante el desarrollo del material.
Hay varias preguntas que debes tener en cuenta al determinar tus objetivos, tales como:
- ¿Cuál es el resultado de aprendizaje deseado?
- ¿Quién es tu audiencia?
- ¿Cuáles son los objetivos de negocio que la capacitación pretende alcanzar?
- ¿Qué lagunas en las habilidades estás intentando llenar?
Una vez que tenga respuestas precisas a estas preguntas, podrá navegar por el proceso de creación de materiales de capacitación con mucha más agilidad.
Revise su material de capacitación actual
Si ya tiene contenido de aprendizaje, querrá revisarlo y ver si hay oportunidades de reutilizar el material de capacitación existente.
Es posible que descubra que parte del trabajo ya está hecho, lo que le ahorrará tiempo y recursos invaluables.
Considere los mejores métodos de entrega
Los materiales de capacitación ya no necesitan imprimirse ni guardarse en carpetas. Hoy en día, existen innumerables maneras de impartirlos, como seminarios web en vivo, series de videos, capacitación presencial, presentaciones y más.
Al elegir el método de entrega, considere a su público objetivo y el material que va a transmitir. Ofrecer múltiples métodos de entrega puede ayudar a garantizar que todos los miembros de su personal puedan aprovechar al máximo la información que proporciona.
Diseñar un esquema
Una vez que tengas claros tus objetivos, hayas revisado el material existente y hayas elegido los métodos de presentación, es posible que estés deseando empezar a escribir. Sin embargo, conviene dar un paso atrás y crear un esquema detallado que simplifique el proceso de escritura y te ayude a organizar la información de forma sencilla y fácil de asimilar.
No existe una forma correcta de diseñar y organizar los materiales de capacitación, pero muchas empresas consideran que un sistema basado en tareas o en trabajos es el más accesible para la mayor cantidad de personas.
Organizar la información de esta manera significa que su personal tiene una referencia útil a la que recurrir cuando está realmente en el trabajo, ya que muestra cada paso del proceso en orden.
En un sistema basado en tareas, cada etapa aparece en el orden en que ocurre durante la jornada laboral.
¿Se pregunta cuánto costará su programa de capacitación para empleados? Puede consultar el costo promedio de los programas de capacitación para el personal en este artículo .
Empieza a escribir
Ya estás listo para empezar a escribir. Puede ser útil separar la producción de la edición; es decir, al principio, puedes escribir todo lo que te parezca relevante.
Esto te permite introducir información libremente en el manual sin tener que cuestionar cada pequeña decisión. Sin embargo, una vez que llegue el momento de editar, querrás eliminar cualquier información o detalle excesivo que complique la tarea.
El objetivo debe ser que su personal pueda encontrar rápida y fácilmente el contenido que busca y comprenderlo.
Diseñar un sistema de evaluación
Una vez que haya comenzado a usar sus materiales de capacitación, querrá saber si son lo más efectivos posible. Para lograrlo, deberá realizar evaluaciones después de la sesión de capacitación.
Antes de diseñar su sistema de evaluación, conviene reflexionar sobre cómo sería una evaluación exitosa para su empresa. ¿Examinaría a sus empleados sobre la información del manual o preferiría seguir su progreso observando sus habilidades en el trabajo? Quizás una sesión de preguntas y respuestas posterior sea suficiente, o quizás decida hacerles un examen de opción múltiple.
Diseñar su sistema de evaluación junto con sus materiales de capacitación puede ser muy útil. Cuando tenga una idea clara de cómo se lograría el éxito, puede revisar sus materiales de capacitación y asegurarse de que estén diseñados para que sus empleados sepan exactamente qué hacer en cada posible escenario de su puesto.
Como parte de su sistema de evaluación, también deberá supervisar el compromiso y la motivación de los empleados durante la capacitación. Es posible que algunos miembros del personal consideren que la capacitación es innecesaria considerando sus habilidades existentes o que la distrae de sus responsabilidades principales. Consulte esta guía para obtener más información sobre cómo mantener a los empleados comprometidos y motivados durante la capacitación .
Esté abierto a la retroalimentación
La retroalimentación es un recurso invaluable durante el proceso de creación de materiales de capacitación para su personal. Esto es especialmente cierto si usted tiene un amplio conocimiento de las tareas y habilidades que se explican en la capacitación. A veces, cuando uno es un verdadero experto en un tema, puede ser difícil dar un paso atrás y explicárselo a personas que no lo conocen en absoluto.
Por eso, es recomendable hablar con tus compañeros y personal para descubrir qué aspectos del material de capacitación se pueden mejorar. Después de revisarlo, pregunta a tus empleados si hay secciones que no les quedaron claras o que podrían mejorarse.
Puede resultar frustrante recibir comentarios negativos después de haber dedicado tanto tiempo y energía al desarrollo de materiales de capacitación. Sin embargo, el objetivo final de estos materiales es garantizar el buen funcionamiento y la eficiencia de su negocio, por lo que cualquier crítica que impulse cambios en este sentido debe considerarse, en última instancia, positiva.
¿Listo para empezar a generar ideas para recopilar la opinión de los empleados? Consulta esta guía sobre cómo recopilar la opinión de tu personal durante y después de la capacitación.
Trátelo como un documento vivo
Si desea que su personal confíe en los materiales de capacitación que ha creado mientras se adaptan a su nuevo puesto, es fundamental que sean precisos y estén actualizados. Si sus empleados encuentran información contradictoria entre los materiales y la práctica, perderán la confianza en la validez de los mismos.
Esto puede generar confusión, pérdida de tiempo y una reducción general de la moral, ya que los empleados sienten que no tienen una comprensión clara de lo que se espera de ellos y qué procesos deben seguir al completar las tareas.
Elementos esenciales del material de capacitación
Ahora, veamos algunos de los elementos clave que querrás incluir en tus materiales de capacitación.
Probablemente cuente con amplios conocimientos sobre el tema en cuestión al crear su manual, pero querrá asegurarse de incluir solo la información más esencial. De esta manera, su personal podrá centrarse en los puntos más importantes sin perderse en los detalles.
Introducción
Sus materiales de capacitación deben tener una sección introductoria que brinde una breve descripción general de los temas tratados en el manual.
Es fundamental que esta parte del manual esté redactada de forma fácil de entender, incluso si los materiales se vuelven bastante técnicos más adelante. Esta es una oportunidad para despertar el interés del personal y darles una idea general de en qué consistirá la capacitación.
Instrucciones
A continuación, querrá dar una explicación sobre cómo los empleados pueden utilizar mejor los materiales de capacitación.
Esto les ayuda a navegar mejor por el manual tanto durante la formación como de forma independiente.
Objetivos
Otra sección a incluir es la titulada Objetivos, Metas y Metas.
Aquí puede comunicar a su personal el propósito y el resultado previsto de la sesión de capacitación.
Contenido de la formación
Por supuesto, el núcleo de su manual de capacitación será el contenido en sí.
Este material podría incluir diapositivas, videos, imágenes, instrucciones escritas, cursos y más.
Evaluación
Después de la sección de contenido del manual, también querrá incluir evaluaciones que le ayuden a determinar qué tan efectiva ha sido la capacitación.
Puede incluir encuestas para saber cómo mejorar el manual y cuestionarios para determinar si el manual enseñó a su personal las habilidades y los conocimientos que necesitan para hacer un trabajo eficaz.
Resumen
Especialmente con materiales de capacitación extensos, puede ser útil incluir un resumen final que repase los puntos más importantes del contenido. Es una excelente manera de ayudar a los participantes a recordar lo aprendido durante la capacitación.
Además, también puede incluir pasos de seguimiento que dirijan a su personal hacia recursos útiles.
Cronología
Incluir una línea de tiempo en sus materiales de capacitación ayuda a su personal a comprender el panorama general del programa de capacitación.
Al poder seguir su movimiento a través del entrenamiento, pueden tener una idea clara de cuánto más les queda por recorrer y si están en el camino correcto.
Menú de ayuda
No importa cuán completos y bien diseñados sean sus materiales de capacitación, siempre habrá algunas preguntas que no se abordan en su manual o algunos miembros del personal necesitarán ayuda adicional.
Tener una forma para que los empleados busquen respuestas adicionales a sus preguntas o inquietudes garantiza que todos puedan avanzar con la información necesaria lo más rápido posible.
Rastreador de progreso
Si los miembros de su personal están trabajando en su capacitación de forma independiente, puede ser útil incluir un rastreador de progreso que puedan usar para comprender dónde se encuentran en el programa.
Esta es una herramienta excelente que les permite planificar estratégicamente su tiempo y al mismo tiempo garantizar que terminen el programa en la fecha límite establecida.
Recursos adicionales
Por último, también querrá asegurarse de que haya una sección en su manual que incluya enlaces a materiales complementarios a los que su personal pueda consultar.
Esto podría consistir en artículos relevantes, libros electrónicos, cursos y más, que los empleados pueden usar cuando buscan más información o trabajan para responder una pregunta emergente.
Llevando tu entrenamiento al siguiente nivel
Vale la pena invertir tiempo en crear los mejores recursos de capacitación posibles para su personal, ya que garantiza que cualquier empleado o proceso nuevo comience con el pie derecho.
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¿Tiene alguna pregunta sobre los materiales de capacitación, cómo desarrollarlos o algo similar? Si es así, no dude en dejarnos un comentario abajo. ¡Le responderemos en uno o dos días! Nos esforzamos por responder a todos los comentarios y preguntas que recibimos y estaremos encantados de ayudarle en todo lo posible.
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