Cómo realizar una evaluación eficaz de las necesidades de formación
HRDQ StaffLas organizaciones más eficientes alcanzan el éxito porque sus empleados son competentes y confían en el trabajo para el que fueron contratados. Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que sus empleados cumplan con los requisitos de sus descripciones de puesto? Una Evaluación de Necesidades de Capacitación (ECN) es un excelente punto de partida. Aquí tiene algunos consejos para realizar una evaluación de necesidades de capacitación correctamente.
HRDQ, líder en materiales de capacitación en habilidades blandas, ofrece una biblioteca completa de evaluaciones impresas y en línea para ayudarlo a evaluar sus necesidades de capacitación y medir las competencias de su fuerza laboral.
“Lo que es” vs. “Lo que debería ser”
El objetivo de una evaluación de necesidades de capacitación es identificar las competencias y habilidades actuales y compararlas con el estándar requerido o establecido para ese puesto. Este proceso ayuda a la gerencia a tomar decisiones informadas sobre cómo abordar las brechas de competencias e identificar tendencias en toda la organización. Realizar una evaluación de necesidades de capacitación (EDN) le ayuda a identificar:
- Cómo aprenden los empleados y cómo se motivan para aprender
- Lo que los empleados ya saben y lo que esperan
- Dónde están las necesidades críticas en su organización
- Prioridades de formación y desarrollo
- Objetivos que la intervención ayudará a abordar
- Datos de referencia sobre los que medir el éxito y el progreso
¿Cuando empiezo?
Si bien este tipo de evaluación se puede realizar en cualquier momento, a menudo se hace:
- Después de la contratación
- Alrededor de la temporada de evaluación de desempeño
- Cuando se necesita mejorar
- Durante la planificación de la sucesión
- Cuando su organización está cambiando las funciones de los roles
Es útil realizar estas evaluaciones de forma proactiva y periódica para garantizar que sus empleados se sientan capacitados para realizar su trabajo, conozcan los requisitos asociados y tengan una experiencia enriquecedora y positiva. Las evaluaciones y los programas de capacitación periódicos también pueden beneficiar la productividad y el éxito de la organización.
¿Cómo empiezo?
Puedes comenzar dividiendo el proceso en tres fases: identificación, análisis y elaboración de informes.
1. Identificar las brechas de rendimiento
Esta fase representa la mayor parte del proceso de evaluación de las necesidades de capacitación, con el objetivo de identificar cualquier brecha entre lo que es y lo que debería ser, como mencionamos anteriormente. Esto implica examinar el estado actual de conocimientos, habilidades y capacidades de su personal y compararlo con las expectativas establecidas en las normas, políticas y procedimientos. Las brechas y tendencias que identifique son las brechas de desempeño, e identificarlas le ayudará a comprender el panorama completo de su personal, incluyendo:
- Problemas o deficiencias de las prácticas de formación actuales
- Oportunidades para nuevas técnicas de formación
- Áreas para actualizar los requisitos de capacitación cuando se introducen nuevas políticas o procedimientos
- Qué está funcionando bien ya y cómo replicarlo
La mejor manera de conocer las respuestas es preguntar. Este proceso implica reunirse con empleados de todos los niveles de su organización y hacerles las preguntas adecuadas. O, si su organización es demasiado grande para realizar este proceso presencialmente, puede realizar una encuesta. Cualquiera de las dos opciones funcionará bien con este proceso sugerido, siempre que se estructure en torno a comprender tanto el entorno laboral como el de capacitación.
Comience con la alta dirección
Comience su proceso de encuesta con los líderes que establecen los objetivos organizacionales. Primero, querrá obtener los objetivos generales para asegurarse de que los objetivos que establece para los empleados estén a la altura. Aquí hay algunas preguntas para considerar:
- ¿Cuáles son sus prioridades para la organización este año? ¿Y dentro de diez años?
- ¿Qué resultados espera? ¿Cómo estamos cumpliendo con esas expectativas?
- ¿Qué pueden hacer los empleados para cumplir mejor con estas expectativas?
- ¿Cuáles son las “competencias básicas” para alcanzar estos objetivos?
- ¿Qué está causando la brecha entre el rendimiento real y el esperado? (Por ejemplo, la cultura laboral, la falta de recursos o apoyo, o los pocos incentivos).
Pasar a la gerencia media
Tras encuestar a la alta dirección, pase a la gerencia media, quienes supervisan directamente a los empleados. En este punto, es útil comprender cómo se aplican las prioridades organizacionales en la práctica. Dado que trabajan en estrecha colaboración con los empleados, este grupo de personas puede proporcionar evidencia anecdótica de primera mano sobre las deficiencias de rendimiento, los puntos débiles y las fortalezas. Considere estas preguntas para su análisis:
- ¿Qué estándares debería poder cumplir el candidato ideal para el puesto?
- ¿Qué han hecho los empleados de alto rendimiento para tener éxito? (Por ejemplo, ¿fue una capacitación más sólida, cierta experiencia laboral previa que los preparó, situaciones prácticas?)
- ¿Qué capacitaciones se ofrecen actualmente a los nuevos empleados? ¿Cómo aprenden a realizar su trabajo?
- ¿Qué recursos están disponibles para los empleados y saben dónde encontrar apoyo?
- ¿Qué patrones de éxito o desafíos está viendo entre sus empleados?
- ¿Con qué frecuencia realiza evaluaciones de desempeño a sus empleados? ¿Cómo son?
- ¿Qué cree usted que prepararía mejor a los empleados para desempeñarse en los niveles esperados?
Inspeccione las líneas del frente
Conéctese con los empleados que realmente realizan el trabajo. Este es el grupo que intenta evaluar, y debe asegurarse de hacerles las preguntas correctas sobre sus funciones, su trabajo y su comprensión de su puesto. Asegúrese de considerar estas preguntas para su evaluación:
- Información demográfica (descripción de su puesto, tiempo que lleva en la empresa, etc.)
- ¿Qué tan preparado se sentía para su trabajo antes de empezar?
- ¿Qué capacitación estaba disponible al inicio de su contratación para ayudarlo a aprender a hacer su trabajo?
- ¿Qué tipos de formación continua se ofrecen para ayudarle a seguir aprendiendo?
- ¿Qué tan apoyado se siente usted en su rol actual?
- ¿En qué nivel considera usted que se encuentra su desempeño laboral? (¿Principiante, intermedio, experto?)
- ¿Qué oportunidades le ayudarían a sentirse mejor preparado para realizar su trabajo?
2. Analizar los resultados
Un análisis exhaustivo le ayudará a comprender las competencias que se pueden capacitar , así como el porcentaje de empleados que la necesitan. Por ejemplo, si solo un departamento pequeño necesita capacitación adicional, un taller presencial podría ser la mejor opción. Sin embargo, si se trata de un problema que afecta a toda la organización, puede considerar desarrollar módulos de aprendizaje electrónico y convertirlos en un requisito para las revisiones anuales.
En esta etapa, recopilará todas sus entrevistas o respuestas de encuestas en una escala organizada y sistemática para ayudarlo a comprender todo el panorama de habilidades en su organización.
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3. Informe sus hallazgos y actúe
Tras realizar una evaluación de las necesidades de capacitación, es importante tomar notas del proceso. Este informe ayuda a formalizar y sistematizar los resultados para que pueda informar a los líderes de su organización y hacer recomendaciones concisas e informadas. Los resultados deben orientar sobre qué capacitación se requiere, quién la necesita, cuándo se impartirá y cómo se impartirá. Los informes típicos se describen a continuación:
- Resumen ejecutivo : Resuma la totalidad de su proyecto, desde la necesidad y el proceso hasta los hallazgos clave y los próximos pasos. Esta es la sección más importante del informe y, probablemente, la más leída.
- Propósito: ¿Por qué se realizó la evaluación de las necesidades de capacitación y cuáles fueron los resultados esperados?
- Métodos de recopilación y análisis de datos : ¿Cómo se recopilaron y analizaron los datos?
- Hallazgos del análisis: ¿Qué mostraron los datos? Intente ilustrarlo con gráficos, tablas, recursos visuales y anécdotas.
- Recomendaciones : ¿Qué capacitación se necesita y por qué? ¿A quién se debe capacitar? ¿Cómo se debe impartir la capacitación?
- Métodos de evaluación: ¿Cómo se evaluó la eficacia de su proceso? ¿Tiene comentarios de los participantes que compartir?
- Resumen: Resuma cada sección y concluya con una explicación de cómo los próximos pasos propuestos se relacionan con los objetivos de su organización.
Tu turno
Una vez realizada una evaluación de las necesidades de capacitación, es fácil establecer un proceso optimizado y mantenerse al tanto de las necesidades de capacitación y desarrollo de sus empleados. Ya sea mediante una encuesta trimestral a los empleados, reuniones y entrevistas semestrales o una adición al proceso de revisión anual, una práctica sólida de TNA marcará la diferencia en su organización; desde los ejecutivos que establecen los objetivos hasta los empleados que trabajan para alcanzarlos.
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