Cómo preparar un kit de bienvenida para nuevos empleados (con ideas)
HRDQ StaffCuando los nuevos empleados se incorporan a su empresa, un kit de bienvenida puede facilitar el proceso. No solo facilita la transición al nuevo puesto, sino que también le ahorra tiempo y dinero.
Al preparar uno de estos paquetes de bienvenida, es importante incluir ciertos componentes esenciales. El manual del empleado, la documentación, los formularios y otros elementos esenciales son imprescindibles para transmitir información valiosa a su nuevo empleado.
Al mismo tiempo, también puede ser útil añadir algunos extras al kit. Exploraremos lo que necesitas saber sobre los componentes básicos, así como ideas para elementos opcionales que podrías añadir.
Tabla de contenido
- ¿Por qué debería molestarse en hacer un kit de bienvenida para nuevos empleados?
- Kits de bienvenida para nuevos empleados: conceptos básicos
- Ideas para kits de bienvenida para empleados
- Material de oficina
- Dispositivos esenciales
- Artículos promocionales de marca
- Auriculares
- Cajas de refrigerios
- Planta de escritorio
- Libros
- Bolsas de mano
- Marcos de fotos
- Artículos de bienestar
- Tarjetas de regalo
- La integración de nuevos empleados es clave para el éxito
¿Por qué debería molestarse en hacer un kit de bienvenida para nuevos empleados?
Entregar kits de bienvenida a los nuevos empleados es una excelente manera de marcar la pauta durante la incorporación. Es una forma de comunicar información sobre la empresa y el nuevo puesto, y crear una experiencia de bienvenida con regalos promocionales u otros obsequios útiles.
Los beneficios de tomarse el esfuerzo de diseñar y enviar kits de bienvenida incluyen:
- Ahorrando tiempo y dinero
- Ayudar a los nuevos empleados a adaptarse y aprender rápidamente
- Ayuda a aumentar la satisfacción laboral de los nuevos empleados
- Reduce la rotación de personal
- Aumenta la confianza
- Crea una primera impresión positiva de la cultura de la empresa.
Los kits de bienvenida pueden ser más que solo papeleo y algún producto de la empresa. Al entregar un paquete de bienvenida a los nuevos empleados, se conecta con ellos, se crea una primera impresión memorable y se les presenta la empresa. Todos sabemos lo caro que es contratar a un nuevo empleado en comparación con mantener a uno existente, y establecer el tono adecuado desde el principio puede garantizar que los nuevos empleados se queden a largo plazo.
Puede diseñar su kit de bienvenida para que sea un sólido comunicador de la cultura de la empresa. Considere ser cuidadoso al seleccionar los colores, las fuentes, el empaque y el contenido del paquete, ya que reflejan la experiencia de trabajar con la empresa.
Muchas empresas invierten en la personalización de sus kits de bienvenida para que los elementos de diseño o el logotipo de la empresa se encuentren tanto en el kit como en su contenido. Esto no solo hace que los nuevos empleados se sientan parte del equipo, sino que también ayuda a promover el reconocimiento de marca, ya que los recién llegados podrían verse motivados a compartir fotos de su kit en redes sociales.
Descubrirás que los kits de bienvenida también sirven como fuente de motivación para los nuevos empleados. El kit puede contener muchísima información útil que les facilita saber qué se espera de ellos y comenzar a trabajar de inmediato. Sin una idea clara de por dónde empezar, la productividad y la motivación pueden empezar a tambalearse desde el principio.
Kits de bienvenida para nuevos empleados: conceptos básicos
Todos los kits de bienvenida para empleados nuevos deben contener cierta información básica para ayudar a brindarle a su nuevo empleado la mayor cantidad de información posible sobre su nuevo rol y la marca.
A continuación se muestran algunos elementos imprescindibles a la hora de montar tu kit:
- Papeleo y formularios: Siempre habrá papeleo que los nuevos empleados deberán completar y entregar al incorporarse. Incluir este papeleo en su kit de bienvenida puede facilitar el proceso de incorporación. Incluso podría poner a disposición de los empleados la mayor cantidad posible de formularios en línea para simplificar aún más el proceso.
- Carta de bienvenida del CEO: Esta es una excelente manera de dar la bienvenida al equipo y transmitir la cultura de la empresa. Una carta del CEO es la manera perfecta de presentar los objetivos a corto y largo plazo de la empresa.
- Copia del comunicado de prensa o correo electrónico de un nuevo empleado: puede ser estresante para las personas comenzar un nuevo trabajo, y enviar una copia del mensaje que envió para anunciar su contratación puede hacerlos sentir parte del equipo desde el principio.
- Manual del empleado: Su manual del empleado es un lugar donde se recopilan todas las políticas, los miembros de la junta directiva, el personal, la información legal, la misión y más de su organización. Es una excelente manera de ofrecer a los nuevos empleados un recurso al que pueden recurrir si tienen preguntas. También ayuda a reducir la falta de comunicación cuando una nueva persona se une al equipo, ya que hay un conjunto claro de expectativas por escrito.
- Formación continua: También puedes incluir información sobre la formación continua que les brindarás en su nuevo puesto para ayudarles a crecer dentro de la empresa.
- Encuesta previa a la incorporación: una encuesta previa a la incorporación es una forma de obtener comentarios inmediatos que también ayudan a mostrarle a su nuevo empleado que desea que tenga voz en la empresa.
- Hoja de información personal: Integrarse en un nuevo equipo puede ser complicado, y pedirles a tus nuevos empleados que completen hojas de información personal puede ayudarte a ti y al resto del equipo a conocerlos mejor. Puedes hacerles preguntas sobre sí mismos, como sus comidas favoritas o sus aficiones. Después, puedes usar esta información para romper el hielo al presentarlos al resto del equipo en tu próxima reunión.
- Cultura y estrategia: Dar a sus nuevos empleados un pequeño adelanto de qué esperar de la cultura de la empresa puede ser muy beneficioso cuando se están adaptando. Es difícil saber qué esperar cuando se empieza a trabajar en una nueva empresa, y una copia del boletín informativo para empleados o un breve vídeo introductorio puede ayudarlos a adaptarse más rápido.
- Gestión y estructura del equipo: Para facilitar la comprensión de la estructura de su empresa, puede ilustrarla en un diagrama de flujo sencillo que se entregará en los kits de bienvenida para nuevos empleados. Esto facilita la adaptación inmediata de los nuevos empleados y les permite comprender mejor con quién se comunicarán y en qué ámbito.
- Tecnología: Deberás detallar la política tecnológica de la empresa. Esto podría incluir temas como el acceso de los empleados a la intranet, si ciertos sitios web no son accesibles durante el trabajo y los protocolos de seguridad.
¿Estás investigando cómo llevar tu proceso de incorporación al siguiente nivel? Consulta estos consejos para capacitar a nuevos empleados y preparar a los nuevos miembros de tu equipo para el éxito.
Para obtener más información sobre la información esencial a incluir como parte de la incorporación, consulte esta lista de verificación definitiva para la incorporación de empleados .
Ideas para kits de bienvenida para empleados
Una vez que haya reunido los componentes principales de su kit de bienvenida para nuevos empleados, puede considerar agregar algún contenido y obsequios adicionales.
Cuando las empresas dan una cálida bienvenida a los nuevos empleados, les ayuda a sentirse parte del equipo de inmediato. Ofrecer algún obsequio, pequeños regalos o artículos de escritorio útiles puede ayudar a transmitir una sensación positiva de cultura desde el principio.
Material de oficina
Se requieren muchas herramientas para trabajar de manera eficiente en un escritorio, y proporcionar elementos esenciales para la jornada laboral es una excelente forma de demostrarles que está contento de tenerlos a bordo.
Podrías incluir bolígrafos, cuadernos, grapadoras, resaltadores, tarjetas de presentación y mucho más. Al incluir material de oficina en el kit de bienvenida, facilitas la transición a tus nuevos empleados, algo que siempre querrás priorizar.
Dispositivos esenciales
Hoy en día, se requiere mucha tecnología para cada trabajo, por lo que querrá asegurarse de que sus nuevos empleados tengan fácil acceso a todos los elementos esenciales.
Además de incluir cosas como un mouse, un teclado y la contraseña de wifi, también querrás asegurarte de que todos los permisos y programas necesarios ya estén configurados en su estación de trabajo antes del primer día.
Artículos promocionales de marca
Otra gran adición a sus kits de bienvenida para nuevos empleados es algún obsequio de la empresa.
Cualquier tipo de producto de marca que fabrique su empresa: desde camisetas, tazas de café y botellas de agua hasta bolígrafos, llaveros y pisapapeles.
Auriculares
Para ayudar a sus nuevos empleados a concentrarse en la tarea en cuestión, considere incluir un buen par de auriculares que puedan usar para crear un espacio tranquilo incluso en una oficina concurrida.
Cajas de refrigerios
Las cajas de refrigerios o un montón de golosinas saludables pueden ser adiciones agradables y asequibles a un paquete de bienvenida para empleados.
Planta de escritorio
Las plantas de escritorio son un maravilloso detalle extra que puedes incluir en tu paquete de bienvenida. Pocas cosas alegran tanto un espacio de trabajo como una planta hermosa y llena de vida. Además, algunos estudios han demostrado que las plantas pueden ayudar a reducir la ansiedad y el estrés.
No solo les estás dando a tus empleados algo bonito para poner en sus escritorios, sino que les estás dando algo que puede ayudar a mejorar su bienestar .
Libros
Quizás le resulte útil dar a sus nuevos empleados algunos libros relacionados con sus nuevos puestos y su campo en general.
Si tiene una filosofía rectora en su empresa que cree que está bien ejemplificada en un libro específico de una de las grandes mentes motivadoras, puede pasarle una copia a cada nuevo empleado cuando se incorpore.
Bolsas de mano
Las bolsas de mano son un excelente regalo para todos los empleados, pero son una adición particularmente buena a su kit para nuevos empleados si la mayoría de las personas que se unen a su empresa son más jóvenes.
Tanto los millennials como los miembros de la generación Z tienen afinidad por las bolsas ecológicas y reutilizables.
Marcos de fotos
Cuando los nuevos empleados llegan a su primer día, a menudo no tienen mucho para decorar sus escritorios o apropiarse de su espacio.
Agregar algunos marcos de fotos al kit de bienvenida puede ser un lindo gesto: demuestra que deben sentirse cómodos al agregar toques personales a su escritorio y los ayuda a instalarse más rápidamente.
Artículos de bienestar
Tanto empleados como empleadores son cada vez más conscientes de la importancia de priorizar la salud de los trabajadores, tanto física como mental. Podrían incluir de todo: desde colchonetas de yoga, botellas de agua, pulseras de actividad física y un certificado de regalo para un spa local.
Otro gran complemento, asequible y útil para casi todos, es una pelota antiestrés de bienvenida. Podrías pensar que esto da una imagen errónea de tu lugar de trabajo: que es un lugar estresante. Sin embargo, si lo integras en un paquete de bienestar más amplio, tus empleados verán que les estás brindando una herramienta útil para reducir el estrés y la ansiedad durante el trabajo.
Tarjetas de regalo
Puede ser difícil comprar artículos adicionales para el kit de bienvenida de tus empleados que agraden a todos. Claro que hay algunos artículos promocionales clásicos que encantarán a la mayoría: sudaderas, tazas, etc. Más allá de eso, puede ser difícil encontrar buenas ideas de regalos que ofrezcan la bienvenida que buscas.
En estos casos, las tarjetas de regalo pueden ser una opción totalmente adecuada. Puedes darles la posibilidad de gastar el dinero como quieran; ¡es difícil que alguien esté descontento con eso! Además, son pequeñas, sencillas y muy fáciles de distribuir entre tus nuevos empleados.
La integración de nuevos empleados es clave para el éxito
A primera vista, un kit de bienvenida para nuevos empleados puede parecer algo bonito, pero no necesariamente esencial. En realidad, puedes facilitar mucho el proceso de incorporación si reúnes toda la información más importante en un solo lugar e incluso añades algunos detalles adicionales para dar una cálida bienvenida.
Incorporar a un nuevo empleado al equipo implica muchos cambios. Por supuesto, necesita familiarizarse con los procesos y políticas de la empresa. Al mismo tiempo, debe establecer una red de colegas y obtener una visión completa de su rol dentro de la organización.
También es esencial causar una buena primera impresión cuando nuevas personas se suman a tu equipo: lo cómodos que se sientan con la organización y lo satisfechos que estén en su nueva posición tienen mucho que ver con el proceso de incorporación inicial.
Si quiere asegurarse de que sus nuevos empleados estén preparados para el éxito en todo momento, consulte nuestro Curso de Incorporación Personalizable . Centrado en cuatro elementos clave, los gerentes pueden aprender a ayudar a sus nuevos empleados a construir una base sólida para el éxito desde el principio.
- Explica el propósito de la incorporación.
- Describe cuatro elementos clave de incorporación
- Virtual, en aula o autoaprendizaje
¿Tienes alguna pregunta o comentario sobre los kits de bienvenida para nuevos empleados, qué incluir en el tuyo o algo similar? Si es así, ¡déjanos un comentario abajo!
