Guía de contratación: ¿Qué es un TMS (sistema de gestión de talentos)?
HRDQ StaffUna buena gestión de recursos humanos mantiene a una empresa en marcha, ¿verdad? Un Sistema de Gestión del Talento (TMS) suele ser la herramienta predilecta. Guía el desarrollo de la fuerza laboral de principio a fin. Entonces, ¿qué es exactamente un TMS? Es un sistema diseñado para ayudar a las empresas a gestionar su activo más valioso: sus empleados.
Es bastante difícil para las organizaciones no solo encontrar talento, sino también gestionarlo, impulsar su crecimiento y retenerlo. Ahí es donde entra en juego un TMS. Hace más que supervisar a los empleados. Alinea sus objetivos con las ambiciones de la empresa. Este sistema también puede identificar a posibles líderes. Como se puede imaginar, mantiene a los empleados comprometidos a lo largo de su trayectoria profesional.
Queremos enseñarte algunas cosas sobre TMS. Puede simplificar los procesos de RR. HH. y enriquecer la experiencia de los empleados. Un TMS también puede fomentar una cultura de aprendizaje y crecimiento. Analicemos cómo este sistema puede transformar las tareas tradicionales de RR. HH. en un enfoque basado en datos y centrado en el empleado. Proporcionaremos información útil para las empresas interesadas en usar o mejorar sus sistemas de gestión del talento.
- Identificar estilos de liderazgo personal
- Aprovechar las fortalezas del estilo
- Minimizar los puntos problemáticos del estilo
Tabla de contenido
¿Qué son los sistemas de gestión del talento?
Los sistemas de gestión del talento (TMS) son la solución ideal para todas las tareas de RR. HH. Son sistemas multitarea basados en la tecnología que gestionan todos los aspectos, desde la contratación hasta la jubilación. Como puede imaginar, su principal objetivo es identificar talento potencial y apoyar su crecimiento en la empresa. Podría considerarlos su ayuda digital para crear un entorno de trabajo exitoso.
Los sistemas de gestión de talento (TMS) buscan detectar y fomentar el talento, no solo cubrir puestos de trabajo. Estas plataformas ofrecen numerosas herramientas para guiar la trayectoria de un empleado en su empresa en cada etapa. Incluyen funciones como el seguimiento del rendimiento, la determinación de los requisitos de formación o la preparación para futuros puestos de liderazgo.
El verdadero atractivo de estos sistemas reside en su integración fluida con otras tareas de RR. HH. Por ejemplo, al integrarlos con software de nóminas o administración de beneficios, se obtiene una visión integral. Esta visión completa permite gestionar mejor el talento, ya que nadie prefiere cambiar entre varios programas para una sola tarea.
Profundizando en lo que compone estos sistemas robustos:
- Gestión del desempeño: controla el progreso de los empleados para que los líderes puedan intervenir con reconocimiento u orientación en el momento adecuado.
- Aprendizaje y Desarrollo: Aquí es donde florece el potencial. Con acceso a cursos y módulos de capacitación diseñados para el desarrollo de habilidades, el crecimiento profesional tiene múltiples usos, más allá de lo posible; es inevitable.
- Planificación de la sucesión: como maestros de ajedrez que piensan cinco movimientos por adelantado, las empresas utilizan esta función para prepararse hoy para las brechas de liderazgo del mañana antes de que se conviertan en problemas.
Sin duda, un TMS bien engrasado detecta a las personas con grandes aspiraciones. Pero no se deje engañar por su apariencia estructurada; las soluciones TMS modernas han evolucionado mucho más allá de las simples hojas de cálculo y bases de datos: ahora presumen de inteligencia artificial capaz de predecir qué empleados podrían estar considerando irse pronto o qué nuevo empleado podría ser candidato a CEO en el futuro. Esto significa que se toman mejores decisiones con mayor rapidez y se reducen las conjeturas al formar equipos preparados para el éxito.
Hemos recorrido un largo camino desde que la "gestión de personal" consistía meramente en rastrear los días de vacaciones sin involucrar algoritmos sofisticados: ahora estamos viendo plataformas de vanguardia que combinan análisis de big data con conocimientos humanos que tienen sentido incluso si reprobaste estadísticas en la universidad.
La evolución de los sistemas de gestión del talento
¿Recuerdan aquellos tiempos en que gestionar el talento era tan sencillo como guardar unos cuantos archivos en un armario? Atrás quedaron los archivos en papel; hoy en día, los profesionales de RR. HH. tienen acceso a tecnología avanzada en forma de Sistema de Gestión del Talento (SG). Un Sistema de Gestión del Talento (SG) es ahora el traje de Iron Man para los profesionales de RR. HH., equipado con dispositivos de alta tecnología para abordar todo, desde la contratación de superhéroes hasta impulsar su crecimiento.
La gestión del talento solía ser más como la jardinería: plantar semillas con cuidado y esperar que se convirtieran en algo impresionante. Pero estamos en 2023; hemos cambiado nuestras regaderas por información basada en IA. El cambio comenzó de forma bastante sutil, con el software reemplazando las hojas de cálculo, pero luego llegó la computación en la nube, impulsando las capacidades de TMS a la estratosfera.
Los sistemas actuales no son todo un espectáculo; son un auténtico circo de funciones. Contamos con sistemas de gestión del rendimiento que monitorizan tu rendimiento y predice tus picos potenciales como un adivino experimentado. Las herramientas de aprendizaje y desarrollo también han evolucionado: desde las obsoletas presentaciones de PowerPoint hasta plataformas interactivas donde los empleados pueden jugar o ver vídeos a su propio ritmo porque, seamos sinceros, ¿quién no quiere un aprendizaje que se parezca menos a la escuela y más a Netflix?
Hemos visto cómo los TMS han pasado de ser bases de datos toscas a ser motores eficientes que impulsan la toma de decisiones estratégicas mediante análisis más precisos que el cuchillo de un chef de sushi. ¿Y qué significa esto para las organizaciones? Obtienen una mayor visibilidad de su plantilla, lo que facilita la toma de decisiones inteligentes, algo así como elegir una tostada de aguacate en lugar de cereales para desayunar: simplemente tiene sentido.
Si algo es evidente a través de esta evolución, es que TMS tiene muchos usos más allá de cambiar las reglas del juego; es el juego. A medida que la tecnología avanza a pasos agigantados, es de esperar que estos sistemas se vuelvan aún más inteligentes y tal vez incluso desarrollen personalidades (que esperemos sean amigables). Así que, gente, preparen sus palomitas: el futuro de la gestión del talento promete un gran espectáculo.
Cómo TMS mejora los procesos de contratación
Imagina un TMS como el experto en emparejamiento de tu empresa. Tiene la inteligencia para ayudarte a encontrar a tu media naranja (o, en este caso, al candidato ideal) con menos complicaciones y más estilo.
Un buen TMS no solo rastrea a los solicitantes; transforma el reclutamiento en una experiencia que se siente como deslizar el dedo hacia la derecha tras el éxito. Elimina la información innecesaria al clasificar los currículums con precisión milimétrica. Esto significa que solo los candidatos que cumplen con tus requisitos imprescindibles pasan. Y seamos sinceros: nadie tiene tiempo para las posibilidades cuando busca el mejor talento.
La ruta del candidato también se actualiza significativamente. En lugar de sentirse perdidos en el mundo digital, quienes buscan empleo se mantienen informados con actualizaciones oportunas desde el primer clic hasta el último apretón de manos, o con un emoji de pulgar hacia arriba si ese es su estilo. Pueden ver fácilmente su situación, ya que a nadie le gusta que lo dejen en visto, especialmente a los solicitantes más interesados.
Tu embudo de contratación es como un traje a medida: necesita ser adaptado a cada puesto para que encaje a la perfección. Un sistema de gestión de talentos (TMS) eficaz ayuda a crear mensajes personalizados en cada etapa, para que los candidatos se sientan vistos y escuchados, no solo un engranaje más del equipo.
Todos sabemos que la retroalimentación nos hace mejores, y una retroalimentación más rápida durante el reclutamiento es oro puro. Al aprovechar la analítica dentro de un TMS, los profesionales de RR. HH. detectan rápidamente los cuellos de botella y ajustan los procesos antes de que se conviertan en obstáculos o, peor aún, en zonas fantasma donde se pierde un gran potencial.
Atrás quedaron las decisiones de contratación basadas en la intuición. Con las robustas funciones de informes integradas en los sistemas de gestión de talento actuales (y no nos referimos a muffins), la información basada en datos se sirve directamente a los responsables de la toma de decisiones.
Comparar métricas entre contrataciones anteriores permite a los equipos identificar lo que funciona y descartar lo que no, porque arrojar espaguetis contra las paredes esperando que algo se pegue no es exactamente planificación estratégica hoy en día, ¿verdad?
Los algoritmos inteligentes no solo predicen el tiempo, sino que predicen qué candidato podría ser el empleado estrella del futuro. Piensa en Moneyball, pero para tu plantilla, y tendrás una idea. Aprovechar la analítica avanzada es como tener una bola de cristal que guía las mejores decisiones y reduce el riesgo de contrataciones incompatibles. ¿Quién quiere ahora tener ese poder al alcance de la mano?
Integración con otros sistemas de RRHH
Piense en un TMS como el maestro de una orquesta, donde cada músico es una herramienta de RR. HH. No se trata solo de tener violinistas de primera fila; se trata de cómo armonizan con los metales, los instrumentos de viento y la percusión para crear una sinfonía. De la misma manera, un TMS no vale la pena si no se integra bien con los sistemas de nómina o la administración de beneficios.
La magia surge cuando estas herramientas se comunican entre sí. Supongamos que su software de nóminas funciona a la perfección: ahora integre su TMS y observe cómo fluyen los datos como notas en una hoja de resultados. Con esta colaboración, los cambios salariales derivados de las evaluaciones de rendimiento se actualizan sin problemas, ya que la comunicación entre sistemas es vital.
Estamos hablando de armonía seria aquí.
Atrás quedaron las actualizaciones manuales tras las evaluaciones de desempeño. Un buen TMS optimiza los procesos, ajustando automáticamente las escalas salariales en función de los logros de los empleados sin perder el ritmo.
Esta integración también significa menos tiempo para corregir errores: un sueño hecho realidad para cualquier profesional de RR.HH. que conoce la pesadilla de los cheques de pago incorrectos debido a errores en los datos.
Tus empleados tampoco perderán sus merecidos beneficios. Integrar tu TMS con la administración de beneficios garantizará que, al cumplir un aniversario laboral o alcanzar un ascenso, sus mejoras en los beneficios se apliquen de inmediato.
Se acabaron los retrasos y los malentendidos entre los miembros del equipo. Ahora, el reconocimiento es inmediato, y cada persona se siente reconocida de inmediato por su dedicación y esfuerzo.
Gestionar las ausencias es más fácil cuando todo está conectado. Detectar hábitos y tendencias es más rápido de lo que imagina. Equilibrar los horarios de trabajo con los planes de crecimiento de los empleados garantizará que nadie esté sobrecargado ni pase desapercibido.
Ya no pasan por alto las solicitudes de horas extra, ya que se planifican en futuras sesiones de capacitación programadas a través de su sistema combinado. Una transición fluida, ¿no crees?
Cómo elegir el TMS adecuado para su organización
Encontrar el TMS perfecto es como elegir un nuevo smartphone. Buscar un TMS que no solo sea inteligente, sino también fácil de usar, uno que simplifique tu vida en lugar de complicarla debería ser el objetivo.
Prioriza lo que más le importa a tu organización. ¿Necesitas un sistema que crezca contigo? ¿Algo fácil de usar para que incluso el de contabilidad pueda usarlo sin problemas? ¿O quizás el soporte del proveedor es esencial porque, seamos sinceros, los problemas técnicos ocurren cuando menos los esperamos?
Analice el tamaño y la cultura de su empresa. Una startup con un equipo de diez personas no se rige por las mismas reglas que una empresa con miles de empleados. Si su empresa valora la innovación, busque un TMS con funciones de vanguardia como análisis basados en IA u opciones de accesibilidad móvil.
Probablemente no comprarías un teléfono nuevo y llamativo solo porque te llama la atención, ¿verdad? Pues piénsalo. Claro que también revisarías sus características y capacidades. El mismo principio aplica al elegir un nuevo Sistema de Gestión de Talentos (TMS). Decide si el sistema elegido cuenta con las herramientas adecuadas.
Debes plantearte algunas cuestiones. ¿Pueden los candidatos postularse con facilidad? ¿Pueden los gerentes establecer evaluaciones de desempeño sin problemas? Verás, estos son los aspectos que debes considerar.
Hablemos ahora de escalabilidad e integración. Necesita un sistema que se integre bien con cualquier otro software que utilice en el trabajo, como el de nóminas o el de gestión de personal. Imagínelo como una máquina bien engrasada donde todas las tecnologías de RR. HH. funcionan en armonía.
No olvides las copias de seguridad. No nos referimos a los datos, sino al proveedor. Imagina que estás configurando el sistema y tienes problemas. Ahí es cuando el soporte técnico del proveedor cobra valor. No querrás arrepentirte de tu compra. Por lo tanto, es recomendable plantear preguntas difíciles antes de tomar la decisión final.
El sistema TMS adecuado para su negocio dependerá en gran medida de su tamaño y naturaleza. Por lo tanto, es fundamental conocer primero las características de su negocio. No se deje llevar por los folletos llamativos; investigue a fondo sus características. Además, tenga en cuenta el potencial de crecimiento de su negocio en el futuro.
La importancia del servicio al cliente no se puede subestimar. Puede ser el apoyo que necesitas cuando más lo necesitas. Así que no lo olvides.
El impacto de TMS en la participación y la retención
Piense en un TMS como el equipo de backstage de un exitoso espectáculo de Broadway. No solo está ahí para poner nombres en las butacas, sino para garantizar que cada actuación sea impecable, dejando al público —sus empleados— con ganas de más. Un TMS eficaz no solo registra quién se presentó a trabajar; convierte las tareas cotidianas en papeles protagonistas donde cada empleado se siente valorado.
Un buen TMS impulsa la participación al personalizar las trayectorias de desarrollo profesional. Como Netflix sugiere programas que podrían interesarte, un buen TMS recomienda programas de capacitación adaptados a tus habilidades y aspiraciones individuales. Este enfoque personalizado puede generar una mayor satisfacción laboral, ya que, cuando tu empresa te capta, quedarte parece una decisión fácil.
Pero eso no es todo: un TMS bien engrasado puede marcar la diferencia entre retener a los mejores talentos o verlos marcharse a otro lugar. Datos de HR Dive respaldan esta idea con hallazgos que muestran que las organizaciones con sólidas culturas de aprendizaje disfrutan de tasas de retención de empleados entre un 30 % y un 50 % más altas que aquellas que no invierten en el crecimiento de sus empleados.
También hablamos de mejores contrataciones, ya que los sistemas modernos ofrecen a los reclutadores una radiografía del potencial de los candidatos, más allá de lo que revelan los currículums. Así que sí, ayudan a garantizar que los nuevos empleados se integren a la perfección y que permanezcan más tiempo. Y si alguna vez has visto lo rápido que se corre la voz en los cafés o en los canales de Slack, sabrás que tener empleados satisfechos que hablan de lo mucho que les encanta su trabajo es mucho mejor en relaciones públicas que cualquier folleto corporativo.
Si el compromiso fuera un pastel (¿a quién no le gusta el pastel?), la retención seguramente sería la guinda del pastel: se ve bien y sabe aún mejor con el tiempo a medida que las empresas obtienen beneficios de menores costos de rotación y grupos más profundos de conocimiento institucional que se mantienen intactos dentro de los equipos.
Concluyendo
Hemos profundizado bastante en el funcionamiento de los sistemas de gestión del talento. A estas alturas, ya deberías ver cómo estas potentes herramientas están revolucionando el sector de RR. HH., integrando todo, desde la contratación hasta la jubilación, bajo un mismo techo tecnológico.
Tenga esto en cuenta al hablar de los componentes principales. Son como diferentes especias que conforman una receta perfecta para el éxito organizacional. Desde evaluaciones de desempeño que ayudan a identificar quién está listo para alcanzar metas más importantes hasta módulos de aprendizaje que impulsan el crecimiento personal, estas características no son solo un lujo; son imprescindibles.
Elegir el TMS adecuado no es tarea fácil; es como encontrar unos vaqueros que te queden perfectos sin probártelos. Buscas algo escalable, fácil de usar y con un soporte sólido, porque a nadie le gusta quedarse en espera con la música del ascensor sonando sin parar. Si eliges bien esta opción, tendrás más que un sistema eficiente; tendrás empleados felices que se quedan porque se sienten valorados y comprendidos.
Si hay algo tan constante como el cambio mismo, son las tendencias tecnológicas que configuran nuestros futuros lugares de trabajo, y TMS va a la cabeza en este camino. Con el análisis predictivo que nos evita costosos errores en las estrategias de reclutamiento o retención, el aprendizaje automático que nos proporciona información que desconocíamos necesitar, y la accesibilidad móvil que garantiza que las oportunidades estén siempre a nuestro alcance, mantenerse a la vanguardia de estas tendencias tiene muchas utilidades, además de la inteligencia; es esencial.
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