Comment réaliser une évaluation efficace des besoins de formation
HRDQ StaffLes organisations les plus performantes doivent leur succès à la compétence et à la confiance de leurs employés dans le travail pour lequel ils sont embauchés. Alors, comment garantir que vos employés répondent aux exigences de leur description de poste ? Une évaluation des besoins de formation (EBF) est un excellent point de départ. Voici quelques conseils pour mener à bien une telle évaluation.
Leader en matière de matériel de formation aux compétences générales, HRDQ propose une bibliothèque complète d' évaluations imprimées et en ligne pour vous aider à évaluer vos besoins de formation et à mesurer les compétences de votre personnel.
« Ce qui est » vs « Ce qui devrait être »
L'objectif d'une évaluation des besoins de formation est d'identifier les compétences et aptitudes actuelles et de les comparer aux normes requises ou établies pour le poste. Ce processus aide la direction à prendre des décisions éclairées pour combler les lacunes en matière de compétences et à identifier les tendances au sein de l'organisation. Réaliser une évaluation des besoins de formation vous permet d'identifier :
- Comment les employés apprennent et sont motivés à apprendre
- Ce que les employés savent déjà et ce qu'ils attendent
- Où se situent les besoins critiques de votre organisation
- Priorités en matière de formation et de développement
- Objectifs que l'intervention contribuera à atteindre
- Données de base sur lesquelles mesurer le succès et les progrès
Quand est-ce que je commence ?
Bien que ce type d’évaluation puisse être effectué à tout moment, elle est souvent effectuée :
- Suite à l'embauche
- À l'approche de la saison des évaluations de performance
- Quand une amélioration est nécessaire
- Lors de la planification de la relève
- Lorsque votre organisation change de rôle et de fonctions
Il est utile de mener ces évaluations de manière proactive et régulière afin que vos employés se sentent préparés à exercer leur métier, connaissent les exigences associées et vivent une expérience enrichissante et positive. Des évaluations et des programmes de formation réguliers peuvent également favoriser la productivité et la réussite de l'organisation.
Comment puis-je commencer ?
Vous pouvez commencer par diviser le processus en trois phases : identification, analyse et rapport.
1. Identifier les écarts de performance
Cette phase représente l'essentiel de votre processus d'évaluation des besoins de formation. Elle vise à identifier les écarts entre la réalité et les attentes évoquées précédemment. Il s'agit d'examiner l'état actuel des connaissances, des compétences et des aptitudes de vos collaborateurs et de les comparer aux attentes définies dans les normes, politiques et procédures. Les écarts et les tendances identifiés constituent les écarts de performance. Leur identification vous permettra de comprendre l'ensemble de votre personnel, notamment :
- Problèmes ou lacunes des pratiques de formation actuelles
- Opportunités de nouvelles techniques de formation
- Domaines dans lesquels mettre à jour les exigences de formation lorsque vous introduisez de nouvelles politiques ou procédures
- Ce qui fonctionne déjà bien et comment le reproduire
La meilleure façon d'obtenir des réponses est de poser des questions. Ce processus consiste à rencontrer les employés de tous les niveaux de votre organisation et à leur poser les bonnes questions. Si votre organisation est trop grande pour que ce processus soit mené en personne, vous pouvez également réaliser une enquête. Les deux options sont compatibles avec ce processus suggéré, à condition de l'articuler autour d'une compréhension à la fois du contexte des employés et du contexte de formation.
Commencez par la haute direction
Commencez votre enquête auprès des dirigeants qui définissent les objectifs de l'organisation. Commencez par obtenir les objectifs généraux afin de vous assurer que les objectifs fixés aux employés sont à la hauteur. Voici quelques questions à se poser :
- Quelles sont vos priorités pour l'organisation cette année et dans dix ans ?
- Quels résultats attendez-vous ? Comment les comparons-nous à ces attentes ?
- Que peuvent faire les employés pour mieux répondre à ces attentes ?
- Quelles sont les « compétences clés » pour atteindre ces objectifs ?
- Quelle est la cause de l'écart entre les performances réelles et les performances attendues ? (Par exemple, la culture d'entreprise, le manque de ressources ou de soutien, le manque d'incitations)
Passer au poste de cadre intermédiaire
Après avoir interrogé la haute direction, passez à l'encadrement intermédiaire, c'est-à-dire les personnes qui supervisent directement les employés. Il est alors utile de comprendre comment les priorités organisationnelles sont appliquées concrètement. Travaillant en étroite collaboration avec les employés, ce groupe peut fournir des données concrètes et anecdotiques sur les écarts de performance, les points faibles et les points forts. Posez-vous les questions suivantes pour votre analyse :
- À quelles normes le candidat idéal serait-il en mesure de répondre ?
- Qu'ont fait les employés les plus performants pour réussir ? (Par exemple, était-ce une formation plus solide, un certain ensemble d'expériences professionnelles antérieures qui les ont équipés, des scénarios sur le terrain ?)
- Quelles formations sont actuellement proposées aux nouveaux employés ? Comment apprennent-ils à faire leur travail ?
- Quelles ressources sont à la disposition des employés et savent-ils où trouver du soutien ?
- Quels modèles de réussite ou de défis constatez-vous parmi vos employés ?
- À quelle fréquence effectuez-vous des évaluations de performance avec vos employés ? À quoi ressemblent-elles ?
- Selon vous, qu’est-ce qui permettrait aux employés de mieux performer aux niveaux attendus ?
Surveiller les lignes de front
Entrez en contact avec les employés qui effectuent réellement le travail. C'est ce groupe que vous souhaitez évaluer, et assurez-vous de leur poser les bonnes questions sur leurs rôles, leur travail et leur compréhension de leur poste. Assurez-vous de prendre en compte les questions suivantes lors de votre évaluation :
- Informations démographiques (description de leur rôle, depuis combien de temps ils travaillent dans l'entreprise, etc.)
- Dans quelle mesure vous sentiez-vous bien préparé à votre travail avant de commencer ?
- Quelle formation était disponible au début de votre embauche pour vous aider à apprendre à faire votre travail ?
- Quels types de formation continue sont proposés pour vous aider à continuer à apprendre ?
- Dans quelle mesure vous sentez-vous soutenu dans votre rôle actuel ?
- À quel niveau estimez-vous votre performance au travail ? (Débutant, intermédiaire, expert ?)
- Quelles opportunités vous aideraient à vous sentir mieux équipé pour faire votre travail ?
2. Analyser les résultats
Une analyse approfondie vous aidera à identifier les compétences à former ainsi que le pourcentage d'employés nécessitant une formation. Par exemple, si un petit service a besoin d'une formation supplémentaire, un atelier en présentiel peut être la solution idéale. En revanche, s'il s'agit d'un problème à l'échelle de l'organisation, vous pouvez envisager de développer des modules d'apprentissage en ligne et d'en faire une obligation lors des évaluations annuelles.
À cette étape, vous rassemblerez toutes vos réponses aux entretiens ou aux enquêtes dans une échelle organisée et systématique pour vous aider à comprendre l'ensemble du paysage des compétences au sein de votre organisation.
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3. Rapportez vos conclusions et agissez
Après avoir réalisé une évaluation des besoins de formation, il est important de prendre des notes sur le processus. Ce rapport permet de formaliser et de systématiser vos résultats afin de pouvoir les communiquer aux dirigeants de votre organisation et formuler des recommandations concises et éclairées. Les résultats doivent fournir des indications sur le type de formation nécessaire, les personnes concernées, le moment et les modalités de sa mise en œuvre. Les rapports types sont les suivants :
- Résumé : Résumez l'ensemble de votre projet, du besoin et du processus aux principales conclusions et aux prochaines étapes. Il s'agit de la section la plus importante du rapport et probablement la plus lue.
- Objectif : Pourquoi l’évaluation des besoins de formation a-t-elle été réalisée et quels étaient les résultats attendus ?
- Méthodes de collecte et d’analyse des données : Comment les données ont-elles été collectées et analysées ?
- Résultats de l'analyse : Que révèlent les données ? Essayez d'illustrer vos propos avec des tableaux, des graphiques, des éléments visuels et des anecdotes.
- Recommandations : Quelle formation est nécessaire et pourquoi ? Qui former ? Comment la formation doit-elle être dispensée ?
- Méthodes d'évaluation : Comment l'efficacité de votre processus a-t-elle été évaluée ? Avez-vous des retours des participants à partager ?
- Résumé : Résumez chaque section et concluez en expliquant comment les prochaines étapes proposées sont liées aux objectifs de votre organisation.
À ton tour
Une fois l'évaluation des besoins de formation réalisée, il est facile d'établir un processus simplifié et de suivre en permanence les besoins de formation et de développement de vos employés. Qu'il s'agisse d'une enquête trimestrielle auprès des employés, de réunions et d'entretiens semestriels, ou d'un ajout au processus d'évaluation annuelle, une solide pratique d'évaluation des besoins de formation fera toute la différence au sein de votre organisation, des dirigeants qui fixent les objectifs aux employés qui s'efforcent de les atteindre.
Une fois les besoins de formation de votre organisation identifiés, consultez la vaste bibliothèque de ressources de formation disponible chez HRDQ. Des compétences en communication et en leadership à la cohésion d'équipe, en passant par le service client, nous vous facilitons la recherche par thème et vous aidons à créer un programme de formation efficace.
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