Comment créer un kit de bienvenue pour un nouvel employé (avec des idées)
HRDQ StaffLors de l'intégration de nouveaux employés dans votre entreprise, un kit d'accueil peut faciliter le processus. Non seulement il facilite la transition vers son nouveau poste, mais il vous permet également de gagner du temps et de l'argent.
Lorsque vous préparez un package de bienvenue, vous devez inclure certains éléments essentiels. Le manuel de l'employé, les documents administratifs et les formulaires, ainsi que d'autres éléments essentiels, sont autant d'éléments indispensables pour transmettre des informations précieuses à votre nouvelle recrue.
Parallèlement, il peut être intéressant d'ajouter quelques éléments supplémentaires au kit. Nous explorerons les éléments de base et vous proposerons des idées d'éléments optionnels.
Table des matières
- Pourquoi devriez-vous prendre la peine de créer un kit de bienvenue pour les nouveaux employés ?
- Kits de bienvenue pour les nouveaux employés : les bases
- Idées de kits de bienvenue pour les employés
- Fournitures de bureau
- Gadgets essentiels
- Objets de marque
- Casques
- Boîtes à collations
- Plante de bureau
- Livres
- Sacs fourre-tout
- Cadres photo
- Articles de bien-être
- Cartes-cadeaux
- L'intégration des nouveaux employés est la clé du succès
Pourquoi devriez-vous prendre la peine de créer un kit de bienvenue pour les nouveaux employés ?
Distribuer des kits de bienvenue aux nouveaux employés est un excellent moyen de donner le ton lors de leur intégration. C'est un moyen de communiquer des informations sur l'entreprise et le nouveau poste, et de créer une expérience de bienvenue grâce à des cadeaux ou autres attentions utiles.
Les avantages de l’effort de conception et d’envoi de kits de bienvenue incluent :
- Économiser du temps et de l'argent
- Aider les nouvelles recrues à s'adapter et à apprendre rapidement
- Contribue à accroître la satisfaction professionnelle des nouveaux employés
- Réduit le roulement du personnel
- Augmente la confiance
- Crée une première impression positive de la culture de l'entreprise
Les kits de bienvenue peuvent être bien plus que de simples documents et produits dérivés. En offrant un kit de bienvenue aux nouveaux employés, vous les engagez, créez une première impression mémorable et leur présentez l'entreprise. Nous savons tous combien il est coûteux d'embaucher un nouvel employé plutôt que de le conserver. Adopter le bon ton dès le départ peut garantir la pérennité de vos nouveaux collaborateurs.
Vous pouvez concevoir votre kit de bienvenue de manière à ce qu'il véhicule efficacement la culture de l'entreprise. Choisissez soigneusement les couleurs, les polices, l'emballage et le contenu, car ils reflètent l'ambiance de travail au sein de l'entreprise.
De nombreuses entreprises investissent dans la valorisation de leur marque pour leurs kits de bienvenue, afin que des éléments de design ou le logo de l'entreprise y figurent. Cela permet non seulement à vos nouveaux employés de se sentir intégrés à l'équipe, mais contribue également à promouvoir la notoriété de la marque, car les nouveaux arrivants pourraient être incités à partager des photos de leur kit sur les réseaux sociaux.
Vous constaterez que les kits de bienvenue sont également une source de motivation pour les nouveaux employés. Ils peuvent contenir une multitude d'informations utiles qui leur permettent de comprendre plus facilement ce que l'on attend d'eux et de se lancer immédiatement dans leur rôle. Sans une idée claire de la marche à suivre, la productivité et la motivation peuvent commencer à chuter dès le départ.
Kits de bienvenue pour les nouveaux employés : les bases
Tous les kits de bienvenue des nouveaux employés doivent contenir certaines informations de base pour aider à donner à votre nouvel employé autant d'informations que possible sur son nouveau rôle et la marque.
Voici quelques éléments indispensables lorsque vous composez votre kit :
- Documents administratifs et formulaires : Les nouveaux employés auront toujours des documents à remplir et à remettre lors de leur première arrivée. Les inclure dans leur kit de bienvenue peut faciliter le processus d'intégration. Vous pouvez même mettre à disposition des employés un maximum de formulaires en ligne pour simplifier encore davantage le processus.
- Lettre de bienvenue du PDG : C'est un excellent moyen d'accueillir un nouveau membre dans l'équipe et de lui faire découvrir la culture de l'entreprise. Un mot du PDG est idéal pour présenter plus en détail les objectifs à court et à long terme de l'entreprise.
- Copie du communiqué de presse ou de l'e-mail d'un nouvel employé : Il peut être stressant pour les gens de commencer un nouvel emploi, et l'envoi d'une copie du message que vous avez envoyé pour annoncer leur embauche peut leur donner le sentiment de faire partie de l'équipe dès le début.
- Manuel de l'employé : Votre manuel de l'employé rassemble toutes les politiques de votre organisation, les membres du conseil d'administration, le personnel, les informations juridiques, la mission, etc. C'est un excellent moyen d'offrir aux nouveaux employés une ressource à laquelle ils peuvent se référer en cas de questions. Il contribue également à réduire les malentendus lors de l'arrivée d'une nouvelle personne dans l'équipe, car les attentes sont clairement définies par écrit.
- Formation continue : Vous pouvez également inclure des informations sur la formation continue que vous leur proposerez dans leur nouveau rôle pour les aider à évoluer au sein de l'entreprise.
- Enquête de pré-intégration : une enquête de pré-intégration est un moyen d'obtenir un retour immédiat qui permet également de montrer à votre nouvel employé que vous souhaitez qu'il ait son mot à dire au sein de l'entreprise.
- Fiche d'information personnelle : L'intégration au sein d'une nouvelle équipe peut être complexe. Demander à vos nouveaux employés de remplir une fiche d'information personnelle peut vous aider, ainsi que le reste de l'équipe, à mieux les connaître. Vous pouvez leur poser des questions sur eux-mêmes, comme leurs plats préférés ou leurs loisirs. Vous pourrez ensuite utiliser ces informations comme moyen de briser la glace lors de leur présentation au reste de l'équipe lors de votre prochaine réunion.
- Culture et stratégie : Donner à vos nouveaux employés un petit aperçu de ce à quoi ils peuvent s'attendre de la culture de l'entreprise peut être très bénéfique lorsqu'ils s'installent. Il est difficile de savoir à quoi s'attendre lorsque vous commencez à travailler dans une nouvelle entreprise, et une copie du bulletin d'information des employés ou une courte vidéo de présentation peut les aider à s'installer plus rapidement.
- Structure de direction et d'équipe : Pour faciliter la compréhension de la structure de votre entreprise, illustrez-la dans un organigramme simple que vous distribuerez dans vos kits d'accueil. Cela permettra aux nouveaux employés de se familiariser immédiatement avec le système et de mieux comprendre avec qui et dans quel rôle ils communiqueront.
- Technologie : Vous devrez décrire la politique de l'entreprise en matière de technologie. Cela pourrait inclure des sujets tels que l'accès des employés à l'intranet, l'impossibilité d'accéder à certains types de sites web pendant le travail et les protocoles de sécurité.
Vous cherchez à améliorer votre processus d'intégration ? Découvrez ces conseils pour former vos nouveaux employés et préparer votre équipe à la réussite.
Pour plus d’informations sur les informations essentielles à inclure dans le cadre de l’intégration, consultez cette liste de contrôle ultime pour l’intégration des employés .
Idées de kits de bienvenue pour les employés
Une fois que vous avez rassemblé les éléments essentiels de votre kit de bienvenue pour les nouveaux employés, vous pouvez envisager d'ajouter du contenu et des avantages supplémentaires.
Lorsque les entreprises accueillent chaleureusement les nouvelles recrues, elles se sentent immédiatement intégrées à l'équipe. Offrir des cadeaux, des petits cadeaux ou du matériel de bureau utile peut contribuer à créer une ambiance positive au sein de l'entreprise dès le départ.
Fournitures de bureau
De nombreux outils sont nécessaires pour travailler efficacement à un bureau, et leur fournir les éléments essentiels de la journée de travail est un excellent moyen de leur montrer que vous êtes heureux de les avoir à bord.
Vous pouvez inclure des stylos, des cahiers, des agrafeuses, des surligneurs, des cartes de visite et bien plus encore. En ajoutant des fournitures de bureau au kit de bienvenue, vous facilitez la transition pour vos nouveaux employés, ce qui est toujours une priorité.
Gadgets essentiels
De nos jours, chaque emploi nécessite de nombreuses technologies. Vous devez donc vous assurer que tous les éléments essentiels sont facilement accessibles à vos nouvelles recrues.
En plus d'inclure des éléments tels qu'une souris, un clavier et le mot de passe Wi-Fi, vous devrez également vous assurer que toutes les autorisations et tous les programmes requis sont déjà configurés sur leur poste de travail avant leur premier jour.
Objets de marque
Un autre excellent ajout à vos kits de bienvenue pour nouveaux employés est un cadeau d’entreprise.
Tout type de produits de marque fabriqués par votre entreprise, des t-shirts, des tasses à café et des bouteilles d’eau aux stylos, porte-clés et presse-papiers.
Casques
Pour aider vos nouveaux employés à se concentrer sur la tâche à accomplir, pensez à inclure une bonne paire d’écouteurs qu’ils pourront utiliser pour se créer un espace calme même dans un bureau très fréquenté.
Boîtes à collations
Des boîtes à collations ou un tas de friandises saines peuvent être des ajouts agréables et abordables à un pack de bienvenue pour les employés.
Plante de bureau
Les plantes de bureau sont un merveilleux cadeau à inclure dans votre coffret de bienvenue. Peu de choses peuvent égayer un espace de travail autant qu'une belle plante vivante. De plus, certaines études ont même démontré que les plantes peuvent contribuer à réduire l'anxiété et le stress.
Vous ne donnez pas seulement à vos employés un objet esthétique à mettre sur leur bureau, mais vous leur offrez également quelque chose qui peut contribuer à améliorer leur bien-être .
Livres
Vous pourriez trouver utile de donner à vos nouveaux employés quelques livres relatifs à leurs nouveaux postes et à leur domaine dans son ensemble.
Si vous avez une philosophie directrice dans votre entreprise qui, selon vous, est bien illustrée dans un livre spécifique écrit par l’un des grands esprits de la motivation, vous pouvez en transmettre un exemplaire à chaque nouvelle recrue lorsqu’elle arrive à bord.
Sacs fourre-tout
Les sacs fourre-tout sont un excellent cadeau pour tous les employés, mais ils constituent un ajout particulièrement judicieux à votre kit de nouvelle recrue si la plupart des personnes qui rejoignent votre entreprise sont plus jeunes.
Les milléniaux et les membres de la génération Z ont tous deux une affinité pour les sacs écologiques et réutilisables.
Cadres photo
Lorsque les nouveaux employés arrivent pour leur premier jour, ils n'ont souvent pas grand-chose pour décorer leur bureau ou personnaliser leur espace.
Ajouter quelques cadres photo au kit de bienvenue peut être un geste agréable : cela montre qu’ils devraient se sentir à l’aise d’ajouter des touches personnelles à leur bureau et les aide à s’installer plus rapidement.
Articles de bien-être
Employés comme employeurs sont de plus en plus conscients de l'importance de privilégier la santé de leurs employés, tant physique que mentale. Vous pouvez inclure tout ce dont vous avez besoin : tapis de yoga, bouteilles d'eau, bandes élastiques et chèque-cadeau pour un spa local.
Un autre excellent ajout, abordable mais utile à presque tout le monde, est une balle anti-stress. Vous pourriez penser que cela donne une mauvaise image de votre lieu de travail, celui d'un lieu stressant. Pourtant, si vous l'intégrez à un programme bien-être plus large, vos employés verront que vous leur offrez un outil utile pour réduire le stress et l'anxiété pendant leur travail.
Cartes-cadeaux
Il peut être difficile d'acheter des cadeaux supplémentaires pour votre kit de bienvenue qui plairont à tous. Certes, certains articles promotionnels classiques plairont à la plupart des employés : sweat-shirts, tasses à café, etc. Au-delà de cela, il peut être difficile de trouver de bonnes idées cadeaux qui offrent l'accueil que vous souhaitez offrir.
Dans ces cas-là, les cartes-cadeaux peuvent être une option tout à fait appropriée. Vous pouvez leur donner la possibilité de dépenser l'argent comme bon leur semble ; difficile de ne pas être satisfait ! Les cartes-cadeaux sont également petites, simples et très faciles à distribuer à vos nouveaux employés.
L'intégration des nouveaux employés est la clé du succès
À première vue, un kit de bienvenue pour un nouvel employé peut sembler pratique, mais pas indispensable. En réalité, vous pouvez faciliter grandement le processus d'intégration en centralisant toutes les informations importantes et en y ajoutant quelques petits plus pour un accueil chaleureux.
L'intégration d'un nouveau collaborateur dans une équipe comporte de nombreux éléments. Il doit bien sûr se familiariser avec les processus et les politiques de l'entreprise. Parallèlement, il doit se constituer un réseau de collègues et acquérir une vision globale de son rôle au sein de l'organisation.
Il est également essentiel de faire une bonne première impression lorsque de nouvelles personnes rejoignent votre équipe : leur degré de confort avec l’organisation et leur satisfaction dans leur nouveau poste ont beaucoup à voir avec le processus d’intégration initial.
Pour garantir la réussite de vos nouvelles recrues à chaque fois, consultez notre formation d'intégration personnalisable . En se concentrant sur quatre éléments clés, les managers peuvent apprendre à aider leurs nouveaux collaborateurs à construire des bases solides pour leur réussite dès leur arrivée.
- Explique le but de l'intégration
- Décrit quatre éléments clés de l'intégration
- Virtuel, en classe ou en auto-apprentissage
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