Comment gérer les absences justifiées et non justifiées au travail
HRDQ StaffLorsque vous prenez des congés, vous devez savoir faire la différence entre les absences acceptées et celles refusées par votre patron. Votre employeur a probablement des règles spécifiques concernant les arrêts maladie ou les congés personnels. Enfreindre ces règles pourrait vous attirer des ennuis.
Vous avez sans doute constaté à quel point l'absence d'un membre de votre équipe peut perturber votre journée. Vous pourriez avoir besoin de tâches supplémentaires lorsqu'un membre ne se présente pas, ou vous avez vu votre manager se démener pour compenser une absence imprévue. L'absence d'un seul membre de votre équipe peut engendrer des retards et du stress pour tout le monde.
Les managers suivent de près ces absences, car elles affectent la productivité et le moral des équipes. S'absenter du travail sans motif valable ralentit les projets et affecte les relations entre collègues. Des politiques claires en matière de congés permettent à chacun de rester concentré et d'éviter les tensions au travail.
Voyons ce qui compte comme absences acceptables et inacceptables sur votre lieu de travail !
- Amélioration de la collaboration d'équipe
- Amélioration du moral au travail
- Amélioration des compétences en résolution de conflits
Table des matières
Absences excusées
Prendre congé du travail ne se résume pas à appeler son patron et à rester à la maison. Votre employeur doit approuver officiellement votre absence pour qu'elle soit considérée comme « excusée ». Vous devrez généralement en informer quelqu'un à l'avance. Votre superviseur , votre responsable ou l'équipe RH devront être informés ! La plupart des entreprises acceptent des activités telles que des visites médicales, des problèmes personnels ou des problèmes de sécurité comme des raisons valables d'absence.
Être malade ou blessé est probablement la raison la plus courante pour laquelle on a besoin de congés. Vous devrez respecter les règles de votre entreprise concernant les arrêts maladie. Parfois, vous aurez besoin d'un certificat médical en cas d'absence prolongée. La vie peut parfois vous réserver des surprises. Urgence familiale, décès, problèmes personnels… Assurez-vous simplement d'obtenir l'autorisation avant de prendre ce type de congé.
La loi oblige votre employeur à vous accorder du temps libre pour certaines activités. Lorsque vous êtes convoqué pour une audition de juré ou que vous devez voter, votre patron doit vous accorder ce temps libre.
Vous bénéficiez également d'une protection supplémentaire grâce à des lois commela FMLA et l'ADA ! Parlons également de vos jours de congés : une fois que votre patron a approuvé votre demande de congés payés, celle-ci est également considérée comme une absence justifiée.
La plupart des entreprises vous demandent de demander un congé au moins deux jours à l'avance, ce qui permet à chacun de mieux anticiper votre absence. Bien sûr, les urgences ne fonctionnent pas ainsi : informez simplement votre responsable de la situation dès que possible. Il considérera généralement votre absence comme une excuse.
Pour les absences prolongées, notamment en cas de maladie ou de blessure, vous devrez peut-être présenter des justificatifs. Votre employeur pourrait vous demander un certificat médical, voire une preuve que vous êtes en assez bonne santé pour reprendre le travail. Il souhaite simplement s'assurer que vous êtes prêt à reprendre le travail.
Les entreprises avisées précisent leurs règles concernant les absences justifiées dans leur manuel, précisant les mesures que vous pouvez ou ne pouvez pas prendre lorsque vous avez besoin de congés. Votre employeur doit également respecter la législation sur les congés, qu'elle soit fédérale, étatique ou locale.
Absences injustifiées
Votre patron n'acceptera pas les raisons que vous invoquez pour justifier votre absence ! Vous devez prévenir votre responsable ou l'équipe RH à l'avance de votre absence. Sinon, elle est considérée comme injustifiée. S'absenter du travail sans prévenir (absence, absence), prendre des congés sans demander la bonne formule, arriver en retard, partir plus tôt ou prendre des congés sans autorisation sont autant d'absences injustifiées.
Vous pourriez penser que dormir trop tard ou prendre rendez-vous chez le coiffeur est une raison valable pour s'absenter du travail. Il en va de même pour les entretiens d'embauche en catimini ou les courses rapides. Même les affaires familiales, comme les vacances de dernière minute ou le baby-sitting d'urgence, ne se feront pas sans votre accord préalable ! Et ne vous attendez pas à de la compassion si votre voiture tombe en panne ou si vous ratez le bus ; vous devez tout de même prévenir votre patron immédiatement.
S'absenter du travail sans autorisation peut avoir des conséquences immédiates. Vous risquez de recevoir un procès-verbal et de trop nombreuses grèves pourraient vous valoir un licenciement. Votre salaire pourrait également en pâtir : vous pourriez perdre certains de vos avantages sociaux si vous en faites une habitude. Au moment des évaluations, ces absences reviendront vous hanter et pourraient vous coûter la promotion tant convoitée.
Votre entreprise enregistre chaque absence et sait faire la différence entre une excuse valable et une excuse inacceptable. Après avoir accumulé un certain nombre d'absences injustifiées, vous commencerez à recevoir des avertissements. Bien sûr, les urgences peuvent arriver, mais vous devrez le prouver avec des documents pour obtenir une excuse ! Votre patron doit traiter tout le monde de la même manière en matière de congés.
La plupart des entreprises fixent la limite à deux absences injustifiées par mois , voire trois en trois mois. Au-delà, vous êtes dans de sérieux problèmes.
Considérations juridiques relatives aux absences
Vous devez connaître quelques lois qui vous protègent au travail ! Lorsque vous prenez un congé pour raisons médicales ou familiales, la FMLA peut vous accorder jusqu'à 12 semaines de congé sans solde . Votre employeur ne peut pas vous sanctionner pour avoir pris ce congé. Vous retrouverez votre ancien emploi à votre retour.
L'ADA vous protège également. Votre employeur doit collaborer avec vous si vous êtes en situation de handicap et avez besoin de congés. Vous ne pouvez pas avoir de problèmes pour avoir pris ce type de congé ; c'est votre droit légal. Considérez-le comme un filet de sécurité fiable qui vous permet de continuer à travailler tout en prenant soin de votre santé.
Chaque État peut ajouter une protection supplémentaire. Prenons l'exemple de New York : la loi sur les absences légales empêche votre patron de vous reprocher d'avoir pris des congés légalement protégés. Vous pourriez avoir besoin d'un congé familial payé ou d'un congé maladie, et ces absences sont désormais autorisées par la loi. Méfiez-vous des politiques de présence « sans faute » appliquées par certaines entreprises. Elles ne sont pas censées vous imputer ces absences protégées.
Enfreindre ces lois entraîne de graves conséquences pour les employeurs. À New York, les entreprises peuvent se voir infliger une amende de 10 000 $ la première fois, et cette amende est doublée pour atteindre 20 000 $ en cas de récidive. Vous pourriez obtenir un rappel de salaire ou une autre indemnisation si votre employeur vous sanctionne pour avoir pris un congé protégé. Les entreprises ne souhaitent pas s'exposer à des problèmes juridiques ou à des plaintes. Ces problèmes sont coûteux et peuvent nuire à leur réputation.
Les employeurs avisés privilégient la sécurité. Ils veillent à ce que leurs règles de présence soient conformes à la législation. Ils tiennent des registres complets et ne comptabilisent pas les absences protégées dans leur suivi des présences. La paperasserie et un traitement équitable préservent chacun des ennuis juridiques.
Droits et responsabilités des employés
Vous devez connaître vos droits et responsabilités fondamentaux en tant qu'employé en matière de congés. Votre emploi est protégé par la loi : vous retrouverez donc votre poste (ou un poste similaire) à votre retour de congé ! Vous ne perdrez aucun de vos avantages sociaux : vos assurances maladie et dentaire restent actives pendant toute la durée de votre absence. Vous pouvez prendre congé pour différentes raisons, comme une maladie, pour prendre soin de votre famille ou pour des raisons personnelles.
N'oubliez pas que vous devez informer votre patron par écrit au moins quatre semaines à l'avance de votre intention de prendre un congé. Bien sûr, la vie peut parfois vous réserver des surprises et vous pourriez ne pas être en mesure de le prévenir suffisamment tôt. Ce n'est pas grave si vous avez une raison valable. Il en va de même pour modifier vos dates de congé : essayez également de le prévenir quatre semaines à l'avance.
Vous devrez tenir votre patron informé de la durée de votre absence et l'avertir immédiatement de tout changement. Votre patron pourrait vous demander un certificat médical ou d'autres documents, notamment pour un congé maladie. Si un imprévu survient et que vous ne pouvez pas le prévenir comme d'habitude, expliquez-lui simplement la situation dès que possible.
Votre patron devrait vous expliquer précisément ce à quoi vous pouvez vous attendre concernant le maintien de votre emploi et de vos avantages sociaux pendant votre absence. Voyez cela comme une communication à double sens : vous le tenez informé, et il vous tient informé ! Un patron compréhensif prendra régulièrement des nouvelles de vous pour s'assurer que tout se passe bien. Les entreprises avisées tiennent un registre complet des absences et des dates, au cas où des questions surviendraient ultérieurement.
L'examen d'exemples concrets d'autres entreprises montre ce qui fonctionne le mieux. Lorsque chacun connaît précisément les règles, les opérations se déroulent beaucoup plus facilement. Les entreprises forment leurs managers spécifiquement à la gestion des demandes de congés et utilisent même des logiciels pour tout suivre. La plupart des entreprises disposent d'une procédure étape par étape pour gérer les personnes qui ne respectent pas les règles. Elles commencent généralement par un entretien, puis passent à des avertissements écrits si nécessaire.
Vous avez parfaitement le droit de prendre congé quand vous en avez besoin, que ce soit en cas de maladie ou d'urgence familiale ! Mais il est important de respecter les règles concernant l'information et l'approbation. Des situations de dernière minute peuvent survenir. Ce n'est pas grave, il suffit d'en informer votre patron dès que possible. Des lois comme la loi sur le congé familial et médical vous protègent : cela vous permet de prendre le temps dont vous avez besoin sans perdre votre emploi.
Obtenir une autorisation à l'avance est très utile, sauf en cas d'urgence. Prévenez immédiatement votre patron de vos absences et de votre date de retour prévue, surtout pour les pauses plus longues. Respecter les règles de l'entreprise et expliquer clairement les raisons de votre absence peut vous éviter bien des soucis par la suite.
Enfreindre ces règles peut vous attirer de sérieux ennuis. Ne pas se présenter sans prévenir personne pourrait vous valoir un procès-verbal et même compromettre vos chances de chômage si la situation tourne mal.
Conséquences des absences injustifiées
Si vous vous absentez du travail sans autorisation, les conséquences seront graves. Votre patron commencera probablement par un avertissement , soit par un échange direct, soit par une note écrite ! Si vous persistez, vous risquez d'être rétrogradé, de gagner moins, voire de perdre votre emploi. Votre entreprise peut légalement vous licencier, à condition de respecter ses propres règles et le droit du travail.
Les salariés doivent redoubler de prudence. S'absenter du travail sans autorisation peut compromettre leur statut d'exemption : votre employeur pourrait alors être obligé de vous payer des heures supplémentaires ! Vous perdrez de l'argent si vous n'avez plus de jours de vacances ou de congés maladie et que vous ne vous présentez toujours pas au travail.
Votre entreprise doit traiter chacun de manière équitable en matière de politique de présence. Elle doit définir précisément ce qui se passe en cas d'absence. Ces directives doivent préciser comment demander un congé, ce qui constitue une excuse valable et ce qui se passe en l'absence de congé. Votre responsable doit appliquer ces règles de la même manière pour tous : pas de favoritisme.
Assurez-vous que vos responsables savent gérer correctement ces situations de présence. Notez toutes les présences et les absences : vous en aurez besoin en cas de plainte ultérieure.
Votre lieu de travail fonctionne mieux lorsque vous abordez les problèmes de présence de front. Expliquez clairement à vos employés ce que vous attendez d'eux et comment demander des congés correctement. Affichez les consignes à la vue de tous et assurez-vous que vos managers les connaissent bien. Repérez les schémas d'absentéisme : peut-être s'agit-il d'un épuisement professionnel ou d'une aversion pour leur travail.
Donnez envie à votre équipe de venir travailler ! Organisez des activités stimulantes ensemble et félicitez les personnes qui sont régulièrement présentes. Lancez un programme de bien-être pour que chacun reste en bonne santé physique et mentale. Discutez avec vos employés : vous pourriez ainsi détecter les problèmes avant qu'ils ne se transforment en absences.
L'absence au travail a des répercussions sur l'ensemble du lieu de travail. Vos collègues doivent prendre votre relève, ce qui les stresse et rend tout le monde grincheux. L'entreprise gaspille de l'argent en paperasse et en heures supplémentaires. Les opérations s'effondrent dès que la présence physique d'une personne est requise, comme en usine ou au service client.
Jouer à des jeux avec un congé médical ou enfreindre les règles de présence peut rapidement vous mettre dans de beaux draps.
Réduire les absences injustifiées
Des règles claires en matière d'absences peuvent contribuer au bon fonctionnement de votre entreprise ! Vous constaterez immédiatement le changement lorsque l'équipe saura précisément ce qui peut être considéré comme une absence justifiée et ce qui ne l'est pas. S'absenter du travail sans prévenir peut perturber la journée de tout le monde : les projets sont retardés, les autres membres de l'équipe stressés et le fonctionnement ralenti. Il est essentiel de clarifier ces règles et de maintenir une communication ouverte avec l'équipe.
Créer un environnement de travail accueillant est bénéfique pour tous. Vos employés doivent se sentir à l'aise pour demander des congés lorsqu'ils en ont besoin. Personne ne souhaite travailler dans un endroit où il craint de prendre un congé maladie ou de gérer une urgence familiale. Bien sûr, il faut trouver le juste milieu entre flexibilité et exécution du travail – trouver le bon équilibre est très rentable !
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