Guía: Cómo utilizar la herramienta de resolución de problemas Kepner Tregoe
HRDQ StaffLa estrategia de resolución de problemas Kepner-Tregoe (KT) puede brindarte una manera confiable de afrontar incluso los desafíos laborales más complejos. Desde la década de 1960, muchos profesionales como tú han utilizado esta práctica estrategia para desglosar los problemas en partes manejables.
Te encantará cómo esta estrategia sensata organiza todo de forma clara y lógica. Empresas de todo tipo de sectores, desde grandes fábricas hasta equipos de soporte técnico, la utilizan para identificar la verdadera causa de sus problemas. Este enfoque te ayuda a tomar mejores decisiones y a prevenir problemas incluso antes de que surjan. Esto puede darte una gran ventaja. Tu equipo perderá menos tiempo resolviendo problemas y trabajará mejor en equipo. Esto hace que todos se sientan mucho más seguros al afrontar situaciones difíciles.
¡Comencemos con los conceptos básicos que necesitas saber!
- Colaboración en equipo mejorada
- Habilidades mejoradas para la resolución de problemas
- Materiales de formación personalizables
Tabla de contenido
Análisis de problemas
El análisis de problemas es el motor fundamental de la estrategia Kepner-Tregoe. Necesitará descubrir qué falla antes de considerar cualquier servicio. Como un detective, resolverá este misterio pista por pista.
Tu primera tarea es explicar con detalle lo que está sucediendo. Asegúrate de conocer los hechos concretos y evitar las conjeturas. Las pruebas reales también son un recurso útil: te ayudarán a descubrir la verdad.
Ahora, deberías elaborar una lista de las posibles causas que podrían estar causando tu dolor de cabeza. Reúne a tu equipo y deja que las ideas fluyan libremente. Incluso las conjeturas descabelladas merecen un lugar en tu lista. Nunca se sabe qué puede pasar.
Una vez que tengas tu lista lista, es hora de investigar cada posible causa. Encontrarás pruebas y tacharás todo lo que no coincida con lo que ves. Podrás observar más de cerca a los verdaderos causantes del problema.
El análisis "es/no es" se convertirá en tu herramienta práctica. Podrás detectar la diferencia entre los momentos en que las cosas salen mal y los momentos en que funcionan correctamente. Estos patrones te llevarán directamente al origen de tus problemas. Tus instintos tampoco guiarán esta investigación. En cambio, tendrás que seguir un camino claro y lógico que te lleve directamente a la raíz del problema.
La matriz de Kepner-Tregoe se convertirá en tu mejor aliada. Identificarás a todos los involucrados yharás seguimiento de lo que sucede . Podrás anotar cuándo y dónde ocurren los problemas. Podrás documentar cómo se manifiesta el problema.
Tu investigación exhaustiva revelará causas que podrían haber pasado desapercibidas. Esta estrategia organizada te permitirá solucionar el problema real en lugar de solo parchar los síntomas.
Las organizaciones prefieren esta estrategia porque ahorra tiempo y dinero. Evitará la fase de prueba y error y podrá abordar directamente el problema real. Así es como se crean servicios que realmente funcionan. ¡Comencemos!
Análisis de decisiones
En la fase de Análisis de Elecciones, pasarás de resolver problemas a considerar acciones futuras. Este paso te ayuda a elegir el mejor camino cuando tienes múltiples opciones prometedoras. Tu objetivo es dejar atrás las emociones y empezar con hechos concretos.
Primero, necesitas definir qué decisión tomar. Con tu equipo, anota todos tus objetivos y explica por qué son reales. Esto mantiene a todos sincronizados y enfocados en el mismo objetivo. Asegúrate también de identificar cualquier limitación que pueda afectar tus opciones disponibles.
Al crear criterios de evaluación completos, estos se convierten en un factor clave en su análisis. Sus criterios deben incluir requisitos imprescindibles y muchas características útiles. Los requisitos imprescindibles eliminarán automáticamente cualquier opción que no cumpla con los requisitos. Las características útiles le ayudarán a clasificar sus opciones de alojamiento.
Veamos un ejemplo real. Un equipo de fabricación utilizó esta estrategia al comprar nuevos equipos de fábrica. Priorizaron la seguridad como requisito indispensable y los costes de mantenimiento como criterios útiles. Gracias a esta estrategia estructurada, evitaron un costoso error. Estuvieron a punto de optar por equipos más baratos que no habrían cumplido con sus estándares de seguridad.
A continuación, deberá encontrar datos concretos sobre cada opción y compararlos con sus criterios. Su equipo debe basarse en cifras y hechos concretos, no en intuiciones o preferencias personales. Busque datos como desgloses completos de costos, estimaciones de tiempo y estadísticas de rendimiento.
La evaluación de riesgos también juega un papel importante en su análisis. Su equipo debe considerar los desafíos de cada opción y determinar la probabilidad de que surjan. Este paso le ayuda a evitar opciones que parecen prometedoras en teoría, pero que podrían causar problemas más adelante.
Las organizaciones inteligentes siempre documentan su proceso de Análisis de Elecciones. Esto les brindará una referencia práctica para el futuro. También ayuda a su equipo a explicar sus decisiones a las partes interesadas. Su equipo puede señalar directamente los datos y criterios que influyeron en su decisión final.
Análisis de posibles problemas
¡Necesitas detectar los problemas antes de que arruinen tus planes! Mirar hacia adelante te ayuda a saber qué podría salir mal. Es como consultar el pronóstico del tiempo antes de organizar una gran fiesta al aire libre. Incluso cuando todo parece perfecto ahora, debes prepararte para los días difíciles que puedan surgir.
Empieza con todo tu equipo reunido para una animada sesión de lluvia de ideas. Pide a todos que compartan qué les quita el sueño del proyecto. No ignores ningún problema. Incluso los pequeños problemas pueden convertirse en serios desafíos con el tiempo si no tienes cuidado.
A continuación, analiza todos esos problemas y descubre cuáles tienen más probabilidades de ocurrir. También debes considerar cuánto daño podría causar cada situación si se presenta. Luego, puedes concentrar tu tiempo y energía en los problemas graves que probablemente causen problemas.
Para cada peligro que haya identificado, diseñe un plan de acción claro. Su equipo necesita saber qué pasos tomar si la situación se complica. Considere también las personas y los recursos que podría necesitar para gestionar cada situación. Además, asegúrese de que todos los miembros de su equipo conozcan su función.
He aquí un ejemplo. Una empresa manufacturera implementó esta estrategia al lanzar su nueva línea de productos. Detectaron posibles problemas con los proveedores desde el principio y no se arriesgaron. El equipo contrató proveedores de respaldo y se abasteció de piezas esenciales por si acaso. Cuando su proveedor principal atravesó una mala racha, recurrió a su plan B sin dudarlo.
Es posible que tus primeros planes de contingencia no siempre sean acertados. Deberás ser ágil y cambiar tu estrategia a medida que recibas nueva información. Mantente atento a nuevos problemas a lo largo de tu proyecto, ya que pueden surgir nuevos peligros cuando menos los esperas.
Las reuniones de equipo periódicas ayudan a detectar problemas antes de que se agraven. Hablen sobre qué aspectos de su estrategia de gestión de riesgos funcionan bien y cuáles deben modificarse . Ajusten su estrategia con base en la experiencia real. Cuando algo funcione, asegúrense de que todos lo sepan para que puedan replicar ese éxito.
Observe cómo un ingenioso gerente de proyectos de construcción le ahorró a su empresa un millón de dólares al detectar problemas a tiempo . El equipo ajustó sus planes antes de empezar a excavar. Durante toda la construcción, estuvieron atentos a nuevos problemas. Esta meticulosa atención les ayudó a evitar algunos contratiempos costosos en el proceso.
Beneficios del método Kepner-Tregoe
La estrategia Kepner-Tregoe puede transformar su complicada resolución de problemas en un proceso claro y paso a paso. Resolverá los problemas sistemáticamente con su equipo en lugar de apresurarse a buscar soluciones rápidas. Su organización ahorrará tiempo y dinero porque ahora podrá identificar rápidamente las verdaderas causas de los problemas. ¡Se acabaron los costosos errores por decisiones precipitadas!
Su gestión de riesgos mejora significativamente al incorporar estos métodos de Conocimiento del Conocimiento en su negocio. Detectará problemas a tiempo, antes de que afecten sus operaciones . Además, descubrirá cómo identificar riesgos sistemáticamente en lugar de dejarse llevar por su intuición.
Todo funciona mejor cuando todo tu equipo habla el mismo idioma para resolver problemas. Puedes compartir tus hallazgos con personas de otros departamentos. Como gerente, puedes explicar tus opciones a las partes interesadas con datos sólidos que te respalden. KT crea un puente entre tu personal técnico y el resto. Todos usan los mismos términos.
Esta estrategia funciona bien en operaciones de fabricación y técnicas donde surgen problemas de calidad. Supongamos que su equipo de producción necesita averiguar por qué los productos siguen fallando en los controles de calidad. El proceso KT le ayuda a identificar los errores y a centrarse en lo que realmente importa. Así, podrá analizar con más detalle la causa real del problema.
Las recompensas financieras aparecen más rápido una vez que empiezas a usar KT. Tu empresa no malgastará dinero en los mismos problemas una y otra vez. Las reuniones de equipo se acortan porque no tienes que estar debatiendo interminablemente posibles soluciones. Mejor aún, ¡resolverás los problemas de forma permanente en lugar de solo parchearlos temporalmente!
Tu confianza se dispara una vez que domines esta estrategia organizada de resolución de problemas. Te sentirás preparado para afrontar cualquier situación difícil que se te presente en el trabajo. Tus habilidades analíticas también se fortalecerán . Esto puede ayudarte a gestionar los desafíos empresariales.
KT también mantiene altos estándares de calidad en todas sus ubicaciones. Su empresa puede aplicar estos mismos pasos de resolución de problemas dondequiera que trabaje. Equipos de diferentes países también pueden colaborar en desafíos difíciles. Todos siguen las mismas buenas prácticas , sin importar dónde se encuentren.
Posibles inconvenientes
Implementar la estrategia Kepner Tregoe requiere un gran esfuerzo al principio. Usted y su equipo estarán preocupados por acortar la curva de aprendizaje. Su personal podría tener dificultades, ya que la resolución de problemas de KT requiere una mentalidad diferente.
La inversión de tiempo puede resultar considerable cuando se está en la estrategia de KT. Se necesitarán algunas horas para resolver problemas complejos paso a paso. Este análisis completo puede resultar intenso cuando se tienen problemas urgentes que requieren soluciones rápidas. Algunos gerentes podrían resistirse porque prefieren soluciones rápidas en lugar de todo el proceso.
Su organización probablemente enfrentará desafíos al intentar mantener la coherencia en las prácticas de traducción del conocimiento entre los diferentes equipos. Los cambios de personal pueden afectar las operaciones, ya que los miembros con experiencia se llevan sus conocimientos al marcharse. Capacitar a los nuevos empleados requiere tiempo y recursos, lo que puede ralentizar la resolución de problemas.
El dinero también es un gran obstáculo en lo que respecta a la capacitación en KT. Su empresa podría intentar ahorrar dinero acortando la capacitación. Pero esto puede generar problemas mayores a largo plazo. Sus equipos no dominarán los puntos clave de la estrategia, lo que puede generar errores que hagan que las personas se resistan a la KT.
Sin embargo, estos obstáculos no son imposibles de superar. Dividir el entrenamiento en partes pequeñas facilita la asimilación. Sus equipos dominarán la estrategia mediante sesiones de práctica regulares. Comenzar con problemas básicos permite que todos desarrollen confianza paso a paso.
Estos expertos pueden asesorar a otros y brindarle apoyo cuando lo necesite. También sabrán cómo ajustar la estrategia para que funcione mejor en los diferentes departamentos.
Recuerde que la KT funciona mejor en situaciones más delicadas y desafiantes. Sin embargo, no todos los problemas requieren un análisis tan completo como este. Puede resultar excesivo. Sus equipos deberían reservar esta estrategia para momentos en que tomar la decisión correcta sea más importante que la velocidad. Esta estrategia específica hace que la inversión valga la pena.
Con la práctica regular, sus equipos se volverán más rápidos y cómodos con la KT. El tiempo que dediquen a aprender la estrategia primero se verá recompensado con mejores resultados posteriores. La mayoría de las organizaciones descubren que gestionan menos problemas recurrentes después de implementar correctamente los métodos de KT.
Cómo usarlo
Necesita que sus equipos se capaciten en Kepner-Tregoe, alineando primero a todos con los fundamentos. Un grupo de capacitación adecuado debe ser pequeño (de 8 a 12 personas) para que todos puedan participar activamente y aprender. Una sesión completa de tres días le ayudará a cubrir todos los aspectos a fondo. Los miembros de su equipo comprenderán mejor los conceptos al resolver problemas reales en su trabajo.
Las organizaciones inteligentes suelen lanzar un programa piloto antes de implementar los métodos de KT en toda la empresa. Su grupo piloto puede probar la estrategia y pulir cualquier imprevisto en el proceso. Estos primeros miembros del equipo también se convierten naturalmente en sus promotores internos. Comparten sus historias de éxito y entusiasman a otros colegas con los métodos.
Las sesiones prácticas son muy importantes para que sus equipos aprendan las técnicas de KT. Sus talleres deben comenzar con desafíos reales que enfrenta su equipo, en lugar de escenarios hipotéticos. Las sesiones de seguimiento periódicas reforzarán lo aprendido y abordarán cualquier obstáculo que detecten. Asegúrese de que los líderes de sus talleres conozcan a fondo los métodos de KT y puedan enseñar eficazmente a adultos.
La historia de éxito de Boeing demuestra lo que pueden lograr los métodos KT . Sus equipos de fabricación podrían lograr resultados similares. Boeing redujo su tiempo de resolución de problemas en un 60 % y ahorró millones en costos de producción.
Shell Oil también obtuvo resultados notables con los métodos KT . Sus equipos detectaron problemas críticos de seguridad con mayor rapidez. Los tiempos de investigación se redujeron de semanas a tan solo unos días.
Cabe destacar que un apoyo constante facilita la consolidación de los métodos de KT en la organización. Sus equipos se mantendrán enfocados y mantendrán la estrategia de resolución de problemas mediante sesiones de coaching periódicas. Debe crear redes internas donde sus equipos puedan compartir experiencias y hablar sobre lo que mejor funciona. Las organizaciones tienen éxito al designar a profesionales con experiencia en KT como mentores que puedan guiar a los nuevos miembros del equipo.
Los cursos de actualización y las revisiones de progreso regulares mantendrán sus métodos de KT en funcionamiento. Sus equipos siempre deben tener acceso rápido a materiales y plantillas de KT para su trabajo. La participación activa de su equipo directivo en el apoyo a los métodos de KT contribuirá a garantizar el éxito a largo plazo. Al celebrar y recompensar el trabajo exitoso en la resolución de problemas, sus equipos se mantienen motivados y comprometidos con el proceso.
Mejore el rendimiento de su equipo
Resolver problemas y tomar decisiones puede ser mucho más fácil al dividir todo en pasos sencillos. Descubrirás que incluso los desafíos más complejos se vuelven manejables al abordarlos paso a paso. Simplemente analiza los datos reales y haz que todo tu equipo trabaje en conjunto. Lo importante es no apresurarse. Tómate tu tiempo para saber qué está sucediendo primero.
Un buen proceso también puede facilitar la resolución de problemas. Estas técnicas te proporcionarán una hoja de ruta fiable. ¡Querrás ajustarlas según lo que mejor se adapte a tu equipo y a la situación! En este momento, tu equipo probablemente tenga algunos obstáculos. ¿Cuál de estos enfoques te ayudaría a abordarlos directamente?
Nuestro curso de Resolución Creativa de Problemas Aplicada en HRDQ puede brindarle a su equipo las herramientas y la capacitación que necesita. Mediante ejercicios prácticos y escenarios, su equipo aprenderá a desarrollar servicios innovadores. Con estas habilidades, podrá elegir las mejores opciones y superar los bloqueos mentales que ralentizan el trabajo. El curso también es completamente personalizable. ¡Puede adaptarlo perfectamente a las necesidades de su organización! Compruebe usted mismo cómo la Resolución Creativa de Problemas Aplicada puede ayudarle solicitando una vista previa gratuita del curso .
