¿Qué son las decisiones programadas y las no programadas?
HRDQ StaffTomar decisiones es parte de nuestras vidas. Las enfrentamos en el trabajo o en asuntos personales, y es algo con lo que lidiamos a diario, igual que yo.
Hoy hablaremos de las decisiones programadas. Estas son las que se repiten constantemente y siguen ciertas reglas y pautas. Por otro lado, las decisiones no programadas requieren creatividad y reflexión profunda, y suelen abordar situaciones complejas. Quiero ayudarte a comprender mejor estos dos tipos de decisiones.
En esta publicación, te los explicaremos en detalle: analizaremos la naturaleza de cada tipo de decisión. También compartiremos algunos planes y estrategias para facilitarte el proceso.
¡Saltemos y revisemos estos conceptos juntos!
- Aprenda el proceso de toma de decisiones
- Superar las preocupaciones en la toma de decisiones
- Comprender el papel de las emociones
Tabla de contenido
Decisiones programadas: ¿qué son?
En cuanto a tus decisiones programadas, puedes considerarlas como tareas planificadas en tus rutinas. Estas decisiones siguen pasos claros para crear orden y así lograr la eficiencia.
Imagínate en la cocina, por ejemplo, siguiendo una receta. Cada paso está definido y cada acción está planificada con antelación, ¿verdad? Sigues cada paso correctamente para obtener el resultado deseado. Así es exactamente como funcionan este tipo de decisiones programadas en una organización.
Ahora, pensemos en tu horario de trabajo. Quizás empiezas el día revisando el correo electrónico. Luego, te dedicas a dar seguimiento a las tareas y a actualizar un informe de estado. Estas actividades son las mismas cada día y se clasifican como decisiones programadas, que resuelven problemas con pasos bien estructurados. Por ejemplo, si te encargas de los pedidos de material de oficina, probablemente sigas un horario específico. Controlas los niveles de suministro y realizas pedidos cuando el stock es bajo.
Estas decisiones a veces se toman en niveles organizacionales más bajos y se utilizan atajos de experiencias pasadas y reglas preestablecidas.
¿Tienes planes para hoy? Crear horarios de trabajo semanales para empleados a tiempo parcial requerirá cambios según la disponibilidad y la política de la organización. Todo esto se basa en decisiones programadas: la gestión de problemas de puntualidad, como las llegadas tarde, depende de planes preestablecidos. Las solicitudes de permisos siguen el mismo patrón, regidas por reglas establecidas.
¿Por qué son útiles estas decisiones programadas? Pueden transmitirse a toda la organización con reglas claras. Los nuevos responsables de la toma de decisiones pueden continuar donde sus predecesores lo dejaron. Piense en cómo se gestionan las quejas de los clientes mediante pasos específicos; la disciplina de los empleados también se gestiona mediante protocolos establecidos. Estos ejemplos muestran cómo estas decisiones programadas crean flujos de trabajo eficientes. Las decisiones programadas garantizan una respuesta predecible para cada situación. Esto elimina las conjeturas innecesarias y facilita el trabajo.
Ahora, cambiemos de tema y hablemos de decisiones no programadas.
Decisiones no programadas: ¿qué son?
Al tomar decisiones inesperadas, también debes aceptar que son difíciles y están llenas de incertidumbres. A diferencia de los planes, estas decisiones inesperadas surgen en situaciones impredecibles y desconocidas. Piensa en la necesidad de resolver un problema repentino en el trabajo o tomar una decisión empresarial importante con consecuencias a largo plazo. En esos momentos, no tendrás reglas establecidas que te guíen. Eso significa que te enfrentarás a mucha incertidumbre y problemas.
¿Por qué estas decisiones inesperadas parecen tan difíciles? Requieren tu criterio, creatividad y pensamiento crítico. También debes confiar en tu experiencia. Dado que estas decisiones son difíciles y requieren una reflexión profunda, a veces requieren un poco más de tiempo.
Piense en una respuesta de emergencia ante desastres naturales: hay que tomar decisiones rápidas, ¿verdad? O bien, debería pensar en abordar problemas como la retirada de un producto o un problema de relaciones públicas. Un problema en la cadena de suministro también es complejo. En estos momentos, es necesario tomar decisiones rápidas y acertadas. ¿Y qué hay del desarrollo de nuevos productos? Esto requiere creatividad y pensamiento innovador. Las decisiones importantes durante las fusiones requieren evaluaciones y negociaciones exhaustivas.
¿Cómo respondes a los cambios repentinos del mercado? Necesitas respuestas rápidas e inteligentes. Gestionar las solicitudes personalizadas de los clientes a veces requiere una estrategia personalizada. También existen dilemas éticos donde el bien y el mal entran en juego. ¡Piensa en problemas como la denuncia de irregularidades! Gestionar el acoso laboral requiere criterio ético.
Piense en los nuevos avances tecnológicos que requieren decisiones sobre nuevas tecnologías. Todos estos ejemplos demuestran que las decisiones inesperadas no están estructuradas y requieren que se analicen las ventajas y desventajas. ¿Qué distingue a estas decisiones? Abordan nuevos problemas que requieren un pensamiento personalizado, inteligente y creativo.
¿Por qué son importantes estas decisiones?
¿Por qué debería importarte la diferencia entre las decisiones programadas y las no programadas? Hablemos de este tema. Las decisiones programadas son tareas que surgen de vez en cuando y tienen pasos y reglas claras que las guían. Estas tareas son fáciles y no requieren mucha reflexión. Por ejemplo, si estás planeando cambios de horario para tus empleados a tiempo parcial, quizás necesites reordenar algunos suministros de oficina. Este tipo de tareas ilustra bien cómo son las decisiones programadas.
Ahora, cambiemos de tema y hablemos de decisiones no programadas.
¡Son nuevos y confusos! No tienen pasos definidos y requieren reflexión, criterio y creatividad. Por ejemplo, cuando te enfrentas a una nueva tecnología o trabajas en la imagen de tu marca, necesitas usar la creatividad y pensar en tus diferentes experiencias.
En un puesto directivo, equilibrar ambos tipos de decisiones contribuye a la fluidez de las operaciones y a una buena gestión de los recursos. Las decisiones programadas permiten que las tareas se ejecuten según lo previsto y liberan tiempo, y la energía mental permite analizar las decisiones no programadas. Esto puede afectar considerablemente los objetivos estratégicos. Imagine el estrés de tomar siempre decisiones no programadas. Intentarlo sin el apoyo de procesos programados es una tarea difícil.
Esa es una receta para la fatiga de decisiones . Esto reduce la calidad de tus decisiones, lo que puede afectar tanto tu trabajo como tu vida personal. Es buena idea delegar algunas tareas a decisiones programadas siempre que sea posible. De esta manera, puedes concentrarte plenamente en las decisiones difíciles, que son las que requieren tu experiencia.
¿Cómo influyen este tipo de decisiones en los resultados? Veamos algunos ejemplos reales. Cuando empresas como Apple lanzan una nueva tecnología, toman decisiones no programadas; estas decisiones se basan en la creatividad y los patrones del mercado. Sin embargo, su gestión de inventario se basa en decisiones programadas para mantener sus operaciones funcionando de forma eficiente y fiable.
Por lo tanto, debes pensar en el equilibrio que te mantiene preparado para esas grandes decisiones.
¿Cómo cambia la experiencia estas decisiones?
Sabes que tu experiencia juega un papel fundamental en tus decisiones, tanto planeadas como inesperadas. ¿Alguna vez has pensado en cómo se refleja esto en situaciones de la vida real?
Al tomar decisiones planificadas, creo que a veces uno se apoya mucho en la experiencia para crear reglas claras y útiles. Por ejemplo, gestionar problemas de programación se vuelve mucho más fácil con la experiencia. A veces, la experiencia previa facilita mucho el proceso. Imagine a un gerente que trabaja con el inventario de una tienda: puede establecer rápidamente puntos de reorden consultando datos históricos. Su experiencia convierte este trabajo en algo tan sencillo como seguir una receta.
¿Y qué hay de esas decisiones inesperadas? Este tipo de decisiones pueden ser difíciles, ¡y a veces no hay una opción clara! En este caso, tu experiencia vuelve a ser fundamental. Los profesionales experimentados utilizan su amplia experiencia para generar nuevas ideas. Piensa, por ejemplo, en un alto ejecutivo que se enfrenta a una caída repentina del mercado.
Sus años de conocimiento les ayudan a desarrollar estrategias inteligentes. Alguien con menos experiencia podría no considerar estas opciones, ¡y eso sí que marca una gran diferencia!
Entonces, ¿cómo puedes mejorar en la toma de este tipo de decisiones? Aprendizaje continuo.
Esto podría lograrse mediante desarrollo profesional , nuevos proyectos e incluso mentoría. Tener más experiencia te capacita para afrontar diferentes situaciones con mayor confianza. La exposición a todo tipo de escenarios agudiza tu juicio e intuición, especialmente para tomar decisiones inesperadas.
Las decisiones planificadas se benefician de planes estructurados. Por otro lado, las decisiones inesperadas se benefician de una sólida base de experiencia. A continuación, deberíamos hablar de algunos peligros específicos a los que debes prestar atención. ¡Sí, deberías!
¿Cuáles son los peligros potenciales?
Cuando tú y yo pensamos en tomar decisiones programadas o no programadas, debemos estar atentos a los posibles peligros. Incluso si ambos tenemos experiencia en la toma de decisiones, estos peligros siguen apareciendo. ¿No crees que un problema grave de las decisiones programadas es su poca flexibilidad? Podrías encontrarte confiando demasiado en esas reglas establecidas; estos procedimientos pueden frenar las nuevas ideas y la adaptabilidad. Eso es un problema. Para evitarlo, quizás debas revisar estas reglas de vez en cuando para asegurarte de que sigan siendo relevantes.
Otro problema con las decisiones programadas es el peligro de depender demasiado de la automatización. Esta puede simplificar los procesos, pero cuando se depende demasiado de ella, puede generarse complacencia. Asegúrese siempre de que haya supervisión humana actualizada. Gracias a esto, podrá detectar y solucionar cualquier problema que el sistema pueda pasar por alto.
Ahora, hablemos de decisiones no programadas. Un gran peligro aquí es la parálisis del análisis . ¿Alguna vez te has sentido abrumado por todos estos datos y posibles resultados? Yo sí, y esto a veces me lleva a la indecisión. Evítalo estableciendo criterios y plazos claros para tomar estas decisiones. Analiza toda la información que puedas y confía en tu intuición después de realizar un análisis completo.
Además, tenga cuidado con las decisiones precipitadas. Las decisiones rápidas a veces surgen de la presión o del fuerte deseo de resolver los problemas rápidamente. ¿Cómo puede evitar esta trampa? Tómese un tiempo para analizar la situación detenidamente, hable con las personas relevantes y luego piense en las consecuencias a largo plazo.
Abordar el proceso de decisión sin un plan es otro error que debemos evitar. Evítalo siguiendo un proceso de decisión estructurado: define el problema, recopila información, considera alternativas, toma la decisión y analiza su resultado. Apresurarse en cada paso puede llevar a malas decisiones, así que debes distribuir tu tiempo entre todas las fases de decisión para asegurarte de haber considerado todo.
Además, ignorar un problema puede llevarte por mal camino. Analiza la causa principal haciéndote estas preguntas profundas. Analiza los problemas subyacentes en lugar de solo abordar los síntomas superficiales. Resolver el problema equivocado o no encontrar la verdadera causa puede ser costoso. Si un problema no está claro, recopila más información para comprenderlo mejor. Asegúrate de conocer la verdadera naturaleza del problema antes de seguir adelante.
Equilibrar ambos tipos de decisiones
Tras reflexionar sobre nuestra charla, queda claro que probablemente sea necesario equilibrar las decisiones. Las decisiones regulares y planificadas aportan una estructura fluida y eficaz a tus rutinas. Estas decisiones hacen que todo funcione bien y sea más fácil, ¡pero también deberías considerar las decisiones no planificadas! Creo que necesitas probar nuevas ideas y resolver problemas reales. Es interesante combinar la comodidad de un horario con la emoción de las cosas nuevas. ¿Has pensado en cómo ambas pueden cambiar tu vida laboral y personal?
Piensa en el verdadero cambio que supone lograr este equilibrio. Imagina una jornada laboral tranquila donde te encargas de las tareas habituales sin esfuerzo. Así, tienes tiempo libre y energía para concentrarte con confianza en las tareas más importantes e inciertas. Supongamos que se trata de un cambio en el mercado o de la pregunta de un cliente: puedes tomar estas decisiones difíciles para que tú y tu equipo progresen.
Disfrutar de ambos lados significa dejar que las tareas programadas fluyan mientras mantienes la mente ágil. ¿Cómo crees que este equilibrio se integra en tu proceso de toma de decisiones? ¿No es genial pensar en todas las herramientas que tienes para ayudarte con estas decisiones?
Lo más importante es que las lecciones que has aprendido aquí influyen y cambian tus acciones y el proceso dentro de tu equipo. Por ejemplo, piensa en cómo estos planes podrían ayudarte a trabajar mejor con tus compañeros y a afrontar los retos en tu vida laboral; podrías considerar las posibilidades de prever y resolver los conflictos con mayor confianza y claridad.
HRDQ te ofrece una respuesta útil para decisiones tanto programadas como no programadas. Piensa en algún recurso que te guste y que explique bien este tipo de decisiones y te ofrezca consejos para manejarlas. Desde programas de capacitación hasta guías, nuestras herramientas están diseñadas para ayudarte a mejorar tus habilidades de toma de decisiones, para que estés preparado para cualquier situación.
Piensa en cómo moldear los resultados y verás la importancia de la autoconciencia. Es más, podrías descubrir que "Por qué nos cuesta tomar decisiones difíciles" te ayuda a superar los desafíos. Recuerda: ¡estas estrategias contribuyen al progreso general en el trabajo! ¡Consúltalo hoy mismo y también nuestros otros programas y cursos de toma de decisiones !
