Cómo escribir una advertencia a un empleado (¡con plantilla de carta!)
Bradford R. GlaserGestionar la disciplina laboral no es tarea fácil, pero es esencial para dirigir un equipo exitoso. Con consejos, ideas y una plantilla, esta guía lo cubre todo y se centra en estas cartas de advertencia para empleados.
La pregunta que surge es: ¿cuál es la función de esta carta? ¿Cómo se redacta? ¿Cómo se gestiona con tacto y se asegura su eficacia?
Les explicaré estos puntos. Destacaré aspectos importantes como identificar la mala conducta, esclarecer las normas incumplidas de la empresa y establecer el tono para la conducta futura. ¿Habrá consecuencias derivadas de estas infracciones? También lo explicaremos.
¡Mejoremos sus habilidades de gestión de equipo con esta guía organizada sobre cartas de advertencia a empleados!
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Tabla de contenido
- ¿Qué características debe tener una carta de advertencia para un empleado?
- #1: Describa el incidente y cite advertencias previas
- #2: Revisar la política de la empresa
- #3: Hable sobre las mejoras esperadas
- #4: Explicar la situación y las posibles consecuencias
- #5: Brindar apoyo y recursos
- Ejemplo de carta (¡y plantilla gratis!)
- Mejore el rendimiento de su equipo
¿Qué características debe tener una carta de advertencia para un empleado?
Redactar una carta de advertencia para un empleado requiere incluir características importantes. En primer lugar, es esencial incluir declaraciones claras que indiquen la participación del empleador y del empleado, junto con sus nombres. Es fundamental que el nombre de la empresa del empleador y el organismo disciplinario (generalmente un supervisor o un responsable de recursos humanos ) queden claramente indicados. ¿Por qué? ¡Para mantener los registros!
Una parte esencial de la carta es una descripción honesta del incidente que motivó la advertencia. Aquí, debe detallar actividades, como qué sucedió, cuándo y con qué frecuencia. Consejo: Evite el lenguaje emotivo y cíñase a los hechos.
Si el empleado tiene advertencias previas , también querrá incluirlas. Es una forma de mostrar los problemas de comportamiento constantes, a pesar de los múltiples intentos de corregir el rumbo.
En la siguiente parte, encontramos y explicamos la norma infringida. Esto señala el problema, pero también destaca las normas y regulaciones de la empresa. Nada mal, ¿verdad?
La carta de advertencia debe indicar un plazo específico para implementar los cambios necesarios. Sea claro sobre los cambios de comportamiento o rendimiento que se anticipan.
También es su trabajo informar al empleado de las posibles sanciones si las cosas no mejoran; la gravedad de estas consecuencias puede variar, desde una advertencia final hasta la pérdida de su trabajo, bastante grave, ¿verdad?
Sin embargo, al hablar de posibles sanciones, conviene recordar los recursos de apoyo disponibles para los empleados . Estos recursos pueden incluir ayuda legal, cursos de formación continua o asesoramiento para mejorar.
Si el empleado tiene derecho a impugnar la advertencia, su carta debe establecer una vía para apelar, solo para mantener la equidad.
La carta debe concluir con un espacio para que el empleado acuse recibo y comprenda la advertencia; en la mayoría de los casos, un espacio para la firma es suficiente. Es conveniente aclarar que firmar no implica un acuerdo, sino un acuse de recibo. Este comprobante de recibo es esencial para documentar el proceso disciplinario y, quién sabe, podría ser útil legalmente en el futuro.
Por lo tanto, una carta de advertencia a un empleado conlleva una gran carga. Informa, mantiene registros, corrige el curso de la situación e incluso podría ofrecer cierta protección legal. Por lo tanto, debe reunir todos los elementos necesarios para redactar una carta de advertencia exhaustiva, justa y eficaz.
#1: Describa el incidente y cite advertencias previas
Para empezar, una carta de advertencia eficaz a un empleado se basa en un informe exhaustivo del incidente. Datos concretos como la fecha, la hora y el lugar del incidente en la oficina son cruciales; estos datos refuerzan el informe, haciéndolo más creíble e importante.
Pregúntese: ¿qué impacto tuvieron las acciones del empleado en el entorno laboral? Considérelo así: alteración de la dinámica del equipo, retrasos en los proyectos o un ambiente laboral deprimente; relacione estos resultados directamente con el incumplimiento de las normas de la empresa. Es una forma de destacar la necesidad de profesionalismo y cumplimiento de las normas de la empresa.
Analizar de forma minuciosa e imparcial cada detalle antes de firmar el informe dice mucho sobre la empresa; demuestra que nos tomamos en serio la tarea de aclarar las cosas de forma justa.
La carta necesita contexto: incluya cualquier advertencia previa que haya recibido el empleado. Insinuar advertencias pasadas crea una historia, sugiriendo que el problema no es algo puntual. Esta información debe ser precisa; esto hace que el informe sea más creíble para personas externas a la empresa, como el departamento de recursos humanos o los asesores legales.
Al mencionar advertencias pasadas, se ayuda al empleado a sentir el peso de su desliz. Comparar comportamientos pasados y actuales podría orientarlo hacia mejores hábitos. Me refiero a solucionar un problema; también se trata de fomentar el crecimiento general e inculcar los valores de la empresa en los empleados.
Y no lo olvidemos: un lugar de trabajo equilibrado depende de que cada empleado asuma sus responsabilidades. Por lo tanto, antes de escribir una carta de advertencia, compruebe qué tan bien conocen sus normas. Se trata de fomentar el crecimiento y el desarrollo del carácter , no solo de imponer una sanción, lo que podría ayudar a prevenir futuros errores.
#2: Revisar la política de la empresa
Descifrar el código de las normas de su empresa es fundamental al redactar una carta de advertencia a un empleado. Es importante señalar claramente las normas o directrices que se infringieron, según el código de conducta o el manual del empleado de la empresa. Nos referimos a las normas de la empresa, no a sesgos ni disputas individuales.
Dado que las directrices de la empresa son el centro de atención en las cartas de advertencia, no cabe duda de la gravedad de incumplirlas; esto refuerza la conexión entre traspasar los límites y las expectativas de comportamiento de la empresa. Este método sensato promueve un proceso administrativo justo, libre de influencias personales. Si esta carta está destinada a futuros procedimientos legales, mencionar la norma de la empresa refuerza el firme cumplimiento de estas normas.
Además, la constante repetición de estas normas subraya su importancia. Es menos probable que se cometan errores cuando todos están de acuerdo con ellas. Piense en una carta de advertencia como un pequeño recordatorio que recuerda a los empleados dónde están los límites. Nada como un pequeño recordatorio para concienciar sobre las normas y directrices de la empresa.
Entonces, ¿cuál es el objetivo final? El objetivo principal es documentar la mala conducta e incentivar a los empleados a comportarse mejor. Claro, el objetivo inmediato de una carta es abordar el incumplimiento de las normas, etc., pero pensemos en grande. El objetivo a largo plazo debería ser crear una cultura que valore y respete las directrices de la empresa. Seamos realistas: cada paso en falso es una oportunidad para profundizar el respeto y la comprensión de los estándares de la empresa dentro de tu equipo.
Incluir la política infringida por la empresa en la carta de advertencia agrava el asunto. Ayuda a aclarar cualquier malentendido, promueve la equidad y previene futuras infracciones. Por lo tanto, al redactar la carta de advertencia, asegúrese de abordar el problema y recalcar constantemente el compromiso de cumplir con los estándares.
#3: Hable sobre las mejoras esperadas
Hablemos de las "mejoras esperadas". Para ello, debe describir claramente qué prevé cambiar en el comportamiento de un empleado. ¿Cómo elige qué cambios? Busque acciones o comportamientos concretos y medibles. Por ejemplo, si un vendedor se está quedando atrás, podría sugerirle establecer una meta clara, como "aumentar sus ventas mensuales un 20 % en los próximos tres meses". ¿Y si hay un problema de comportamiento? Quizás su expectativa sea "sin lenguaje inapropiado en el trabajo durante los próximos 90 días". ¿Por qué sugiero metas tan claras y medibles? Facilita el seguimiento del progreso del empleado.
¿Claro como el agua? ¡Tiene que ser aún más claro! Tu empleado necesita saber exactamente los pasos a seguir para implementar las mejoras necesarias. Si pudieran malinterpretar tu plan o si no está claro, debes mejorar tus frases para asegurarte de que se entiendan fácilmente.
Al hablar de implementar cambios, establecer un cronograma puede ser de gran ayuda. Al establecer un plazo específico (por ejemplo, "en los próximos tres meses" o "en los próximos seis meses"), les das a tus empleados un objetivo al que aspirar y les informas cuándo reevaluarás su progreso. Genial, ¿verdad?
Estas mejoras deben evaluarse y actualizarse continuamente. Una vez transcurrido el plazo, vuelva a hablar con su empleado. ¿Ha mejorado? ¡Genial! ¡Establezcamos más objetivos de desarrollo! ¿Aún necesita mejorar? Bueno, quizás deba considerar medidas disciplinarias adicionales. Da miedo, ¿verdad?
En resumen, estas "mejoras esperadas" están diseñadas para ayudar a sus empleados a alcanzar el éxito y hacer de su lugar de trabajo un mejor lugar para trabajar. Este proceso tiene muchas utilidades más allá de implementar correcciones; realmente apoya el proceso de sus empleados para alcanzar el éxito en sus trabajos.
#4: Explicar la situación y las posibles consecuencias
Primero, analicemos cómo abordar las consecuencias de un desempeño decepcionante. Debe explicar la situación de forma breve e imparcial. Empiece con una charla sencilla para problemas menores, pero para quienes infringen las reglas de forma reiterada o grave, estas conversaciones se formalizan y se escriben. Cada error debe tener consecuencias reales, sin importar su magnitud.
A medida que la situación persiste, el empleado podría recibir una advertencia final: una señal clara de que perderá su trabajo si no se comporta bien. Todo el proceso debe ser meridianamente claro; se busca evitar sorpresas o malentendidos.
El final indeseado de esta historia es el despido. Esto ocurre cuando alguien decide infringir las normas o cruzar los límites constantemente. Aunque parezca increíble, es fundamental recalcar que despedir a alguien no es un capricho. Es la gota que colma el vaso tras haber probado y agotado todas las demás estrategias. En casos de mala conducta grave, es fundamental actuar de inmediato para mantener un ambiente de trabajo seguro y agradable.
Antes de despedir a alguien, es imprescindible consultar con Recursos Humanos o un experto en derecho laboral: debe asegurarse de que la empresa esté a salvo de cualquier posible demanda y, al mismo tiempo, garantizar que el empleado reciba un trato justo.
Saber qué podría suceder debería motivar a un empleado a cambiar su comportamiento, lo que podría reducir la necesidad de más medidas disciplinarias. Entonces, ¿qué tan claro, breve y efectivo es su proceso de infracciones? Los empleados bien capacitados suelen ser más proactivos a la hora de corregir su comportamiento, lo que se traduce en un mejor ambiente laboral, ¿verdad?
#5: Brindar apoyo y recursos
Descifremos cómo escribir una carta de advertencia eficaz para empleados. Debes encontrar la manera de hablar sobre las consecuencias si siguen infringiendo las normas, pero al mismo tiempo, ofrecerles una solución práctica a su situación actual. Si se trata de un problema de rendimiento, podrían beneficiarse de capacitación adicional o coaching individual. Por otro lado, si se trata de un problema de comportamiento, podría ser difícil recomendarles un programa de asistencia al empleado o servicios de asesoramiento disponibles.
Quieres demostrar que apoyas su éxito, eliminando la posibilidad de que piensen que los persigues. Asegúrate de enfatizar que estás ahí para ayudarlos a mejorar antes de apresurarte a castigarlos. Mantener una actitud positiva y alentadora puede ser muy positivo para la moral, y puede ayudar mucho a que el mensaje en la oficina sea amigable y acogedor.
Es fundamental que cualquier plan o recurso que diseñe prepare a su empleado para el éxito y le permita mejorar tanto su actitud como su rendimiento. Necesitará un resumen simple de lo que se espera de él y un cronograma claro de cuándo debería cumplir con estas expectativas. Frases como "Te voy a inscribir en un curso de gestión del tiempo para mejorar tu rendimiento" o "Creo que sería buena idea que hablaras con nuestro asesor de empresa sobre cómo llevarte mejor con tus compañeros de oficina".
En definitiva, se trata de mantener un diálogo abierto y crear un ambiente que impulse el cambio. Tu empleado debe saber que la empresa está de su lado, apoyando su desarrollo y mejora. No se le ve como un problema que necesita solución, sino como una oportunidad de crecimiento.
Pero aquí está el truco: simplemente invertir recursos en alguien no garantiza ver cambios de la noche a la mañana. Cualquier mejora real y duradera depende de si el empleado está listo y comprometido a aplicar lo aprendido. Dicho esto, seguir apoyándolos envía un mensaje claro: la empresa está comprometida con el crecimiento y el éxito de cada empleado. Es fundamental para conservar a los mejores empleados y crear un ambiente de trabajo agradable.
Ejemplo de carta (¡y plantilla gratis!)
Identificar el problema es el primer paso para redactar una excelente carta de advertencia a un empleado. Debe determinar qué está fallando, encontrar ejemplos claros del mal comportamiento y luego informarles qué deberían hacer y cuándo hacerlo. De esta manera, se evitan malentendidos y la posibilidad de volver a verse envueltos en los mismos problemas en el futuro.
Su carta de advertencia debe comenzar con los datos de su empresa, como su cargo y ubicación, la fecha, el nombre y el puesto del empleado. Mantenga un título simple, como por ejemplo:
[Nombre y dirección de la empresa]
[Fecha]
[Nombre y apellido del empleado]
[Puesto de trabajo del empleado]
Asunto: Advertencia escrita
Estimado [nombre del empleado]:
Esta carta sirve como advertencia formal por escrito sobre su [problema específico de comportamiento/desempeño], según lo estipulado en las políticas de nuestra empresa. Específicamente, el [fecha(s)], usted [describa el comportamiento o desempeño inaceptable, incluyendo ejemplos específicos].
Anteriormente, el [fecha], recibió una advertencia verbal sobre [indique el comportamiento o el problema]. A pesar de ello, no hemos observado una mejora suficiente.
Para seguir empleado en [Nombre de la empresa], debe [describir las mejoras requeridas y el plazo].
El incumplimiento de estas expectativas puede dar lugar a medidas disciplinarias adicionales, que pueden incluir el despido.
Valoramos sus contribuciones al equipo y creemos en su potencial de mejora. [Opcional: Ofrezca apoyo específico o recursos disponibles para el empleado].
Firme a continuación para confirmar que ha recibido esta advertencia. Esta confirmación no implica necesariamente su conformidad con su contenido.
[Firma del empleado] _____________________ Fecha: ___________
[Firma del supervisor/oficial de RR. HH.] _____________________ Fecha: ___________
Intenta terminar la situación con buen pie, quizás diciéndoles que crees que pueden solucionarlo o detallando cualquier apoyo que puedas ofrecer. Pero recuerda, esto depende totalmente de ti.
Y por último, pero importante, asegúrese de que tanto el empleado como su jefe, o alguien de Recursos Humanos, firmen y fechen la carta. Recuerde que solo están indicando que la recibieron, no que están de acuerdo con ella. Un simple "Firme aquí para indicar que recibió esta advertencia" debería ser suficiente.
Mejore el rendimiento de su equipo
Una carta de advertencia a un empleado es una herramienta útil que los gerentes deben utilizar para garantizar un ambiente laboral fluido. Es fundamental que este documento sea muy detallado. Nos referimos a información sobre el empleado, una explicación clara del incidente y un registro de advertencias previas, si las hubiera.
Al añadir todas estas características, se crea una carta de advertencia justa y constructiva, una especie de guía para la rectificación, a la vez que se abre espacio para el crecimiento futuro. ¿Por qué son tan importantes la imparcialidad y la eficacia de estas cartas? Los gerentes deben conocer el valor de estos documentos y todo el proceso de creación. Profundizar en estas características perfecciona la gestión de los empleados y puede impulsar significativamente la productividad de su equipo.
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